Den digitala kulturen ur arkivperspektiv 1

Det är många saker som förändrats i och med att persondatorer, webb och smarttelefoner blivit vanliga tekniker i vårt samhälle. De nya medierna har inte bara förenklat kommunikationen på ett radikalt sätt, utan deras genomslag förändrar både kulturen och samhället på flera punkter. Jag kommer här att lite gå in endast  på dem som är av större betydelse för arkiven. Vi ser emellertid hur djupgående omställningarna är exempelvis inom medie- och förlagsbranscherna. Vår kultur  och vårt samhälle har tidigare till stora delar vilat på först handskrivna texter, och under den gutenbergska eran på tryckta texter, som format både våra språk, vår kunskap och vårt samhälle genom ekonomiska faktorer och maktpolitiska sanktioner. Nu växer mängden information exponentiellt i olika format och på olika språk. Vi lever i en värld där vem som helst kan publicera sig. I dag fungerar världen enligt filtrera informationen efter publiceringen, i motsats till de senaste seklernas situation, då barriärerna funnits före och under publiceringen och med distributionen. (Clay Shirky, Luke Tredinnick)

Det material arkiven förut har haft möjlighet att ta hand om  har bestått av fysiska pergament eller papper. Detta har på ett naturligt sätt avgränsat arkivens samlingar. Nya medier har under det senaste seklet ändå hämtat  nya typer av material och informationsbärare, som tvingat arkiven till att tekniskt och processmässigt utveckla sig. De nya medierna har kortare livstid och migrerandet av information har ställt arkiven inför nya typer av val och en allt mer aktiv funktion av bevarande. Den nya digitala informationen kräver dessutom helst en planering och kontroll av hela livscykeln på en sofistikerad nivå. Detta är åtminstone i teorin möjligt att göra då det gäller myndigheter och motsvarande större institutioner, i fall där de har resurser, är samarbetsvilliga och förstår betydelsen av arkivbildningsprocesser och informationsförvaltning. 

Då det gäller privata arkiv är situationen än mer utmanande. Den digitala proveniensen borde finnas dokumenterad för att man ska kunna göra källkritiska bedömningar. Proveniensen borde dessutom vara dokumenterad av en trovärdig källa. (Gladney, Tredinnick, TRAC) Privatpersoner eller mindre organisationer ägnar sig mera sällan åt att systematiskt och konsekvent producera metadata eller förse sina dokument med elektroniska sigill eller fundera på syntaxen i filnamn. Hur kan de då vara trovärdiga? Även om filer innehåller viss metadata kan den lätt ändras eller raderas. Vilken fil är originalet, då man kan producera oändligt många identiska kopior? Den praktiskt taget obefintliga kostnaden att göra nya versioner gör att det ofta finns också flera, till innehållet olika, versioner av ett dokument att tillgå. Då måste man avgöra vilken eller vilka versioner som ska bevaras, och om och hur de andra ska dokumenteras. Ska man bevara originalet, trots att man bedömer filformatet vara odugligt för bevaring?

För att få svar på nästan alla dessa frågor bör man få information av arkivbildaren. Det är den som producerat materialet som känner proveniensen och relevansen av de olika dokumenten. I bästa fall. Det betyder att man måste komma in i processen där arkivet föds så tidigt som möjligt. Man måste sträva till att samarbeta och handleda i frågor som gäller informationsförvaltning och bevarande av information också då det gäller den privata sektorn och till och med privatpersoner. Och det är inte enkelt, det kan krävas större katastrofer av informationsförlust eller dyra misstag  på grund av fel information på fel ställe, innan en arkivbildare är mottaglig för goda råd om informationsförvaltning. 

Det kräver också mycket flexibilitet och kreativitet av arkivet att kunna hitta lösningar som inte är så tungrodda eller besvärliga att de förblir bristfälligt använda, läckande system. I dagens apple- och googlevärld är människor fenomenalt bekväma av sig. Man bör ha anpassade, automatiserade och användarvänliga system. Viktigt vore också att man inom arkivsektorn kunde lära sig att använda nyare mer flexibla och objektorienterade sätt att strukturera informationsresurser. Den hierarkiska modellen som i dag i huvudsak används är endast ett av många sätt att presentera information. Dagens databasteknik ger möjligheter att skapa system som är mer användarvänliga och utgår från arkivbildarens egna behov. Arkiven måste satsa mycket hårt på marknadsföring för att klara detta, vara aktiva och kundorienterade. Eftersom resurserna ofta är begränsade blir det en fråga om prioriteringar: hur mycket och vilken information är man färdig att avstå från att rädda till eftervärlden?