Om verksamheter, rationalisering och informationssystem

I Tietoviikko fanns nyligen en juttu om Folkpensionsanstaltens strategi för informationsförvaltning och it-utveckling. Den är intressant därför att man, i motsats till de flesta andra, inte gått i entrepenadfällan, utan hållit systemutvecklingen inom huset. Det har varit en verkligen omfattande satsning. Jag anser att den är rätt. När man läser kommentarerna blir min övertygelse ännu fastare: statsanställda och konsulter förfasar sig över slöseri med resurser och urusla system då man köpt it-system (att säga "-lösningar" verkar ibland vara att ta i för mycket). Och samtidigt inte sällan sannolikt helt glömt att det också behövs omfattande planering av informationsstrukturer och -tjänster dvs professionell informationsförvaltning. Som känner verksamheten och processerna utan och innan. Liksom att det behövs ständig dialog mellan kodare och brukare.

Jyrki Kasvi var rätt hoppfull nyligen gällande utvecklingen på den kommunala sektorn. Att över gå till öppen källkod och hålla rättigheterna till sina system och kontrollen över data är en naturlig väg att gå, då man fått erfarenhet och självkänsla nog att inte falla för första bästa försäljare av "fantastiska system" med "stödtjänster" osv. Sanningen har ju inte sällan visat sig vara rätt långt från dessa fagra löften. Klart är att vi behöver massor av mera utbildat folk både inom informationsförvaltning och it också inom den offentliga sektorn. Fast man skulle välja att upphandla behöver man kunna planera, skriva specifikationer och förhandla utgående från verksamhetens behov. Jag säger absolut inte att man aldrig kan upphandla system som tjänster, men man bör verkligen veta vad man gör.

Själv är jag inte riktigt lika optimistisk som Kasvi. Markku Kuisma har i boken Rosvoparonien paluu skrivit på ett utmärkt sätt om hur vårt förflutna, historien, skapar strukturer som är ständigt närvarande och påverkar oss och våra möjligheter att agera. Informationssystem är fullständiga manifestationer av detta, och om man förbiser detta vid planering och genomförandet av omorganisationer är man på sjufamnars vatten. Man borde aldrig låta ett informationssystem forma en verksamhet, men om man frånser att existerande processer och verksamheter finns cementerade i informationssystem är ens projekt dömt att möta stora svårigheter.

Om man dessutom, som i ett fall jag hörde om där man skulle omorganisera verksamheten inom en sektor och byta samarbetspart och därmed informationssystem, går och frågar ett företag om huruvida det går att flytta informationen från det gamla systemet till det nya är det ju alldeles klart att man får svaret "javisst". Om man sedan blir förvånad att det inte lyckats efter fyra år, kan man ju undra vem som har kontrollen ... och pengarna. Att tro att man automatiskt sparar in på att köpa in kompetens bara när man behöver det är nog ren och skär dumhet. (Jag vet att detta exempel är värdigt Bluffer's Guide, men jag vill inte hänga ut enskilda tjänstemän, när jag inte exakt vet vem som gjort vad).

Realism visade däremot Rolf af Hällström i Kyrkpressen, när han pekade på hur administrativa beslut faktiskt borde beakta informationssystem.(Tack för tipset Ingrid Svanfeldt) Kommunminister Virkkunen kunde också ägna detta en tanke. Vem kan man lita på när det gäller att beräkna kostnaderna för att anpassa informationssystemen till nya administrativa lösningar?