Tillbakablick på 2019

När året nu börjar gå mot sitt slut tänkte jag att det är dags att göra ett sammandrag. Det är så ofta man glömmer vad som hänt under året. Perspektiv förskjuts, både vad gäller känslan av tid och betydelse. Vad har egentligen hänt i mitt liv under året?

Vi har haft två begravningar och ett bröllop i släkten. Bortgången av Peter Sandelin och Herman Parland innebar att två viktiga personligheter i familjen försvann för gott. Detta har bidragit just till perspektivskiften gällande den egna tillvaron och den egna familjen. För mig personligen var andra emotionellt starka och betydelsefulla kulturupplevelser Annika Sandelins och Linda Bondestams bok Silkesapans skratt som knöt an till den stora sorgen vi delar efter Stella, de teaterproduktioner min son var med i (mest gripande som Pinocchio) och givetvis det enorma äventyr min dotter erbjuder i form av vloggar, största delen av året från Afrika. Jag känner mig mycket lyckosam att ha så mycket kreativitet i min närmaste krets. Skapande är en av de största gåvor man kan ge sina medmänniskor och jag är privilegierad att få ta emot allt detta.

Utanför familjekretsen har jag detta år särskilt njutit av utställningarna Urbana möten och Kupka på Ateneum och förstås Ragnar Kjartanssons The Visitors på Kiasma. Särskilt roligt hade jag på jubileumsvisningen av filmen The Heimola Story som bröderna Nummi bjöd på i somras. En annan stark upplevelse var nog Magnus Lindbergs konsert i oktober på Musikhuset.

I år var jag första gången i mitt liv opponent vid en disputation vilket jag tror lyckades över förväntan. Det var både spännande och givande. Dessutom firade vi 30-årsjubileum för studenten, vilket också var riktigt roligt. Semiprofessionellt har jag jobbat bland annat med Helsingfors stads historiekommitté, där vi tagit viktiga steg mot en digitalisering av publikationsverksamheten, med ett par finlandssvenska fonder för kultur och utvecklingen av Finna.fis strategi. Vidare har jag deltagit i arrangerandet av både riksdagsvalet och EU-valet, av vilka det förra känns som en viktig positiv händelse i ett annat rätt bedrövligt politiskt klimat i världen. Just nu känns det som att vi åtminstone i Finland har en regering som faktiskt vill basera sina beslut på fakta och medmänsklighet, i motsats till det populistiska yrande som råder på många håll. En liten ljusglimt i en annars mycket dyster tid. Andra ljusglimtar som jag hejat på från första parkett är förstås Projekt Fredrika och Nya Argus.

Rent professionellt har det varit ett händelserikt år. På ett hörn har jag varit med om att få igång två europeiska projekt, ett inom miljö och ett inom interoperabilitet. Det senare har sedan också upptagit en stor del av min arbetstid detta år. Det har varit mycket intressant och jag har kunnat utvidga mina nätverk och kanske också påverka en del, till exempel genom den rapport vi fick färdig nyligen.

Överlag var hösten en livlig period för forskningsdata och Finland har hållit en rätt hög profil bland annat genom RDA-mötet och alla kringevenemang som ordnades här. Också annars har Finland nu en ganska stark position, och jag är själv övertygad om att det åtminstone delvis beror på att man här målmedvetet  och metodiskt jobbat flera år med övergripande arkitektur. Vi har helt enkelt kompetens att tackla frågor på en tillräckligt hög abstraktionsnivå för att kunna lösa både stora och små problem på effektiva sätt. Själv insåg jag att medan jag här hemma ständigt tjatar om beständiga identifierare, måste jag på den europeiska nivån lyfta fram frågor om terminologiskt arbete, som egentligen är mycket mer grundläggande och mera utmanande. Medan vi här hemma behöver stärka vissa teknologiska kompetenser, har vi en god tradition av att förhandla fram samförstånd kring utgångsprinciper och begrepp innan vi hugger i, vilket förstås också är enklare gjort i ett litet land. Men inte alla mindre länder har heller en så stark och enhetlig grund att bygga på som vi. Här har vi nog en exportvara som heter duga, bara vi kunde få fram tillräckligt mycket människor som har kunnandet så att vi också kan sprida det ännu mer effektivt.

Annars har jag också fått jobba med tillgänglighetsfrågor på webben. Under året blev dessutom fairdata.fi-tjänsterna tagna i produktion och jag kunde följa med hur det arbete jag och många andra personer gjort övertogs och fördes i mål av kunniga och ambitiösa personer. Själv bidrog jag nu närmast med lite utbildning och utveckling av hur stödet för datahantering kunde byggas upp i framtiden. I själva verket får jag från och med nästa år ännu större ansvar gällande detta, både internt på CSC och externt, ett uppdrag som jag är mycket ivrig att åta mig. Under året utkom också slutprodukterna av ett annat arbete jag varit med om att planera, studier i den öppna forskningens ekonomi. Trots att det allt mera inom forskningens informationshantering handlar om datakvalitet (FAIR-principerna) har ingalunda öppenheten försvunnit från agendan. Också arbetet med koordinationen av öppen vetenskap i Finland har, tycker jag, kommit igång riktigt på allvar under året. En viktig sak för mig var också att få färdig den första versionen av en rekommendation för användningen av beständiga identifierare för forskningsdataset. Dessa är en förutsättning för att man ska kunna referera till digitala dataset i forskning. Jag också haft förmånen att under året samarbeta närmare forskningen och intervjua och samarbeta med flera experter på fältet, vilket har varit otroligt viktig och lärorikt för mig.

Inför julen har jag gått igenom gamla fotografier. Vi tänkte göra en frågesport för barnen, där mor- och farföräldrar kan berätta svaren. Får se hur det avlöper.

Medeltider

En dag (i dag) märkte jag att mitt jobb blivit hobby och att jag ändå tänkte "äntligen måndag" på jobbet (det riktiga). Inte för att det är något fel på veckosluten, tvärtom. Men på jobbet har jag förmånen att arbeta med saker som känns väldigt angelägna. Kvällar och veckoslut går ofta i sin tur till att läsa och skriva artiklar och utlåtanden, framför allt inom historia, mitt ursprungliga område, där jag är mest utbildad.

Gaia’s sky in colour. ESA.

Inom det område där jag jobbar, forskningsdata, är den formella utbildningen som finns att få rätt begränsad. Fast jag gick en lysande utbildning i informationsförvaltning räckte det inte så långt i praktiken just då det handlar om forskningsdata. Området är per definition tvärvetenskapligt, eller åtminstone mångdisciplinärt. Det är ibland galet utmanande och man är ständigt akut och kritiskt beroende av ett stora antal andra sakkunniga inom flera andra områden. Man måste hela tiden vara färdig att ompröva allt man trodde att man visste, lyssna noga, noga, snappa upp detaljer och kunna se stora linjer och förstå vad som är viktigt. Vart man borde komma. Oftast förstår man mycket litet av vad folk omkring en egentligen talar om. Alla är superspecialister på något område. För en normalt funtad människa (som aldrig är den största experten på plats på mitt jobb) innebär det att man jämt och ständigt drabbas av krossat förtroende och en helvetisk tvivlan på att man har något att komma med. Varvat med känslan av att göra sig mycket besvärlig då man kommer med synpunkter gällande den omgivande, normala världen som man är rädd att a) ter sig så självklara att man ser ut som en idiot eller b) påpekar något som ingen kommit att tänka på och därvid komplicerar allt ytterligare. Sådant är informationsexpertens värv. Roligt som sjutton. (Jag måste vara galen.)

Medelålder. Plötsligt finns det tid för egna grejer, när barnen klarar sig själva. I teorin finns det nästan bara egen tid, just nu. I verkligheten arbetar jag också på fritiden, granskar, kommenterar. Skriver. Hela tiden. Och jag tänker att jag kanske har 35 år kvar att leva. Jag har nu gjort det jag ansåg viktigast i livet, familjen, barnen. Nu är det dags att planera resten, tänker jag, och det är ju rätt svårt. Men likväl borde jag göra det, tycker jag. Dör jag senare, lever jag på övertid, dör jag tidigare, kan det inte hjälpas. Men tiden är ju i alla fall ändlig. Och någon fiffig idé borde man väl ändå ha ...

Omständigheter

En av mina favoritböcker är Malcom Gladwells The Tipping Point. Den illustrerar på ett otroligt bra sätt hur mycket vi alla är fångar av omständigheter, av givna strukturer, av en existerande kultur, av hela det system vi föds in i, växer upp i och lever i. Även om det finns en fri vilja, är den så mycket mindre än vi oftast kan och vill medge. Vi är fångna i oändligt många val som gjorts före oss, i begrepp och tankestrukturer som begränsar vad vi kan göra eller ens tala om. Ofta inser vi inte ens att vi väljer, att vi har ett val.

Och även om vi i princip har ett val är vi många gånger så mycket mer maktlösa är vi skulle vilja vara. Jag tänker att det är ett undantag att man medvetet gör ett val eller att en ensam individ kan påverka mycket genom sina val och sitt aktörskap, åstadkomma verklig förändring. Det handlar om ord och begrepp, men också om system, sega strukturer, sådana vi ofta också kan och borde vara glada över. Som till exempel i dag, då vi ser på världspolitiken där ett unket, fascistiskt, nationalistiskt slem sprider sig över vår kultur. Det finns spärrar, men vilka är de osynliga svackorna och strukturella gliporna, som ger möjlighet för populism och rasism att sprida sig? Hur kan vi i snabb takt tillsammans stärka barriärerna och forma kulturen och samhället och hindra en störtdykning i en vettlös ond spiral? Hur kan vi tala om det goda, stärka mångfald och rikedom? Hur kan vi överrösta det idiotiska, tendentiösa skrikandet om kris, hot och katastrof, då vi i verkligheten har det bättre än någonsin, men samtidigt borde åtgärda verkliga globala, ekologiska hot? Sanningen är troligen, att förändringarna är långsamma och har pågått i decennier.

Sambandet mellan de personliga valen, vardagen och de djupa strukturerna diskuterades också i Hbl för några veckor sedan av filosoferna Nora Hämäläinen och Thomas Wallgren. Frågorna är svåra och mångbottnade. Själv tycker jag det är klart att det behövs aktörer, idealister, aktivister, som formulerar saker, pekar på problem och utmaningar. Men det behövs också att folk stöder dem, tar upp deras idéer, förvandlar dem till handlingar, må det sedan vara använda ett "hen" eller att ändra sina konsumtionsvanor.

Vi måste också kämpa mot enfalden, enkelspårigheten, utarmningen i vårt språk och hur vi talar om världen. Saker är oftast så mycket mera komplexa än de ser ut. Det är lätt att döma andra, men det är sällan de som dömer faktiskt känner till och förstår bakgrunden, helheten. Vad människor vet och inte vet, vad man förstår och inte förstår, borde alltid vara föremål för uppmärksamhet. Det är viktigt att fråga varför. Men det är också viktigt att ha ett öppet sinne, att försöka förstå. Det var därför jag själv i tiden valde att studera just historia. Och varför jag sedermera vandrade vidare till det där med information. Hurdan informationen är, om den ens finns tillgänglig, och hur den används är ofta kritiskt. Hur väl folk tar den till sig är också avgörande, men ännu svårare.

Kunskap är information som finns i huvudet på folk, men bildning och visdom innebär att man dessutom ständigt är öppen för nya perspektiv, och att man kan inse sina egna begränsningar. Jag tampas mycket med dessa frågor just nu i och med att jag har många nya åtaganden. Det jag sysslar med känns för ofta som dillande, svamlande, klåpande, en kamp mot tvivel, tvekan och osäkert. Ångesten kommer krypande emellanåt. Information som saknas, misstag, missförstånd ... Ibland är jag så bombsäker på hur saker ska göras, ibland så förvirrad att det måste vara odrägligt för dem som är beroende av mig. Jag tröstar mig med att jag försöker mitt bästa och förhoppningsvis kan utvecklas. Och jag bryr mig faktiskt, om människorna, om målsättningarna. Och skattar mig lycklig att få vara med på ett hörn.

Historien, vardagen och kulturhistorien kommer väldigt nära på Esbo stadsmuseum just nu, där man kan bekanta sig med Köklax glasbruk. Det ger perspektiv, på många sätt. Rekommenderas.

Ett inlägg delat av Jessica Parland-von Essen (@jessicapve) Feb 11, 2017 kl. 3:33 PST

Ansvar och samarbete

Men mounted on an elephant from BL Harley 3244, f. 39 - Peraldus. The British Library. Public Domain.

Det talas en hel del om agil systemutveckling, och eftersom det visat sig vara ett rätt framgångsrikt koncept att hantera komplexa helheter och utvecklingsprojekt har idén blivit ett modeord inom många branscher. På finska talar man om att vara ketterä. I praktiken handlar det om att arbeta iterativt istället för att göra upp minutiösa planer i lägen då det finns många osäkerhetsfaktorer och risker. Man sönderdelar stora projekt i mindre delar och fokuserar på ett steg åt gången, löser problemen an efter att de kommer fram och är färdig att revidera planerna.

Det ligger mycket i att det inte lönar sig att öda resurser på att planera detaljer man omöjligt kan känna till i situationer längre in i framtiden, då saker är mycket avhängiga av val och beslut man är tvungen att ta under arbetets gång. En agil ansats kan vara både lockande och vettig, då det gäller stora reformer. Till konceptet hör många av de modebegrepp till och med vår regering slänger ur sig, så som vikten av försök och misstag. Det som man däremot tyvärr ofta missar är att det till exempel inom scrum-metoden handlar om en mycket rigid metod, ett helt system som innebär mycket noggrann uppföljning och kvalitetskontroll. Informationsgång, samarbete och roller är noggrant definierade för att det hela ska fungera. Det handlar också om att minimera risker. Man tar faktiskt en bit åt gången, följer framstegen noga och gör ständig utvärdering. Man kan till exempel inte i en smäll göra massiva, tidigare oprövade organisatoriska förändringar. Riskerna är alldeles för stora.

Det som särskilt fascinerar mig i scrum-metoden (som jag själv alltså numera både är utbildad i och arbetar med) är hur man hanterar ledarskap och teamarbete. Det är nämligen genuint teamarbete, vilket betyder, att det inte finns en person som är ansvarig för allt. Detta är en ansats som enligt mig passar i dagen samhälle som bygger på att man behöver mycket djup sakkunskap och stor specialisering, samtidigt som man måste kunna arbeta tillsammans på ett integrerat sätt. På samma sätt som inom problembaserat lärande, arbetar ett scrumteam på ett sätt, där alla tar och bär ansvar i samförstånd. Det finns också olika identifierade roller som främst handlar om att underlätta arbetet, vad man kunde kalla faciliterande uppgifter. Vissa personer är utsedda att ansvara för vissa typer av kommunikation och uppföljning, men poängen är inte att bestämma över de andra, utan att skapa förutsättningar för framgångsrikt arbete och en smidig informationsgång.  Själv tänker jag att vi generellt har en del att revidera i vår kultur vad gäller just hur man organiserar ansvar och arbete på många håll.


Och elefanten på bilden ovan? Det är ett av det mest slitna uttrycken i branschen, att man "äter en elefant en bit i taget". Det handlar just om att sönderdela utmaningar och stora uppdrag och problem i delar och processer man kan hantera, en åt gången. Men det kräver analys och systematik, man måste se sambanden och målsättningarna. Med andra ord betyder det ingalunda att man kan sluta planera eller administrera arbetet. Tvärtom betyder det intensivt och öppet samarbete hela vägen med både "beställare" och "förverkligare".

Finland 100 år och doktorskarriärer

Avoimen suomen historia from Jessica Parland-von Essen

I dag hade jag en rätt intensiv dag, som började med ett mycket intressant seminarium om att öppna det digitala kulturarvet. Själv fick jag dilla på om kulturarvets roll, vad öppenheten innebär (dialog) och lite också om rättigheter och metadata. (Se ovan.) Poängen var att vi måste förhålla oss med eftertanke till berättelsen om nationen, som dekonstrurerad kräver uppmärksamhet. Vi måste kunna erbjuda en öppen, inkluderande och mångfaldig ny bas för byggandet av en ny referensram för identitet. Vi måste måna om hur vi digitaliserar och presenterar vår historia, så att bilden inte blir skev. Vi ska inte ge tolkningsföreträdet åt föråldrade berättelser som endast skapar missnöje och bäddar för konflikter.

På plats fanns också Moa Ranung, som presenterade svenska Digisams direktiv för arbete med digitalisering. Mycket intressant och nyttigt. Frågan restes huruvida dylika råd skulle behövas också hos oss. Man konstaterade å ena sidan att mycket redan åtgärdats genom Det nationella digitala biblioteket, men att det å andra sidan kunde vara bra att formulera ett dylikt enkelt rättesnöre för kulturarvssektorn även hos oss. Vi hade också en ganska bra paneldiskussion om bland annat utmaningarna med att visa (ekonomiska) resultat, som ju är helt absurda i sammanhanget. Det handlar om att utnyttja eller inte utnyttja enorma resurser som redan finns.

Tyvärr hann jag inte stanna till slut, eftersom jag också lovat delta en annan paneldiskussion om karriärmöjligheter för doktorander. Den var också mycket intressant. Faktum är ju att det är bara en bråkdel av dem som disputerar i dag som kan räkna med en helt akademisk karriär. Samtidigt kräver det en hel del arbete och självinsikt att kunna identifiera sina kompetenser och marknadsföra dem.

Få utomstående har en klar uppfattning om vad en forskarutbildning innebär, egentligen. Det handlar om att kunna greppa stora helheter kritiskt och analytiskt och ro i hamn komplexa projekt. Och det är något som nog behövs i dagens värld. Men man måste kunna göra research på det man vill jobba med, se det från en potentiell arbetsgivares eller finansiärs håll, och inte bara lyfta fram sina egna forskningsmeriter.

En hel del diskussion väckte också frågan om huruvida man har någon chans att återkomma till det akademiska om man en gång lämnar det. Det verkar variera beroende på disciplin. Det är synd om det enda som räknas är antalet publicerade vetenskapliga artiklar, som massproducerats i rasande fart. All kunskap finns ju faktiskt inte inom universiteten  (ursäkta), som nog kunde vinna på att anställa folk som varit aktiva på andra håll. Också. Jag vill ingalunda förringa det viktiga arbete som görs av dedikerade forskare. De har, som sagt, också många mycket värdefulla kompetenser, som omvärlden tyvärr inte alltid uppskattar. All världens docenter är viktiga, oersättliga resurser i ett kunskapssamhälle som vårt.

Café Finessen tar oss till våra rötter igen

De senaste veckorna har vår familj i all tysthet återvänt till sitt ursprung. Det har skett på fritiden, kvällar och veckoslut och några andra lediga dagar.

Under många, många år fick vi regelbundet frågan "Hur många kaféer har ni nu då?", och svaret var under många år allt mellan två och fem. Men verksamheterna levde, växte och utvecklades, nya ägare kom med, bolagen ändrade form och bransch. De ursprungliga Café Kafka och Pieni Kirahvi (som i år förresten fyller 25 år) har utvecklats till Kanniston leipomo och Kaffecentralen. Kaféerna har fått ge vika redan för ganska länge sedan och folk har slutat fråga hur många kaféer vi "har".  Men  motiven och företagens målsättningar och syften varit de samma: vi har velat främja kaffekultur, stadskultur och kvalitet. Det har alltid för oss handlat om idealistiska projekt (kanske därför vi aldrig blivit rika på det här ...); vi har velat förbättra världen och inte minst livet i staden Helsingfors.

Men nu kändes tiden mogen att göra det igen. Ett eget litet kafé. Denna gång förbättrar vi förhoppningsvis livet i Grankulla. Till skillnad från läget för 25 år sedan har vi i dag en bunt härliga, duktiga egna ungdomar som fått ta en hel del av ansvaret och klarat det med bravur. Från nästa vecka står tre av dem bakom den enorma espressomaskinen i den pyttelilla lokalen invid järnvägsstationen i Grani. Samma järnvägsstation som figurerat i släktens historia i snart hundra år. Mina farföräldrar växte upp ett stenkast från stationen i Grankulla, liksom min man långt senare.

Lek i Grankulla. Ur familjealbum. 

Farfar Oscar i Grani på 1920-talet. SLS.

Så vi kommer tillbaka till våra ursprung på många sätt. Och vi går tillbaka till det lilla formatet i företagandet, även om kontakten med och arbetet i de andra bolagen givetvis finns kvar. Inte minst går vi ändå tillbaka till det lilla kaféet med högt till tak men med en kompromisslös inställning till kvalitet.


Det känns väldigt spännande och roligt.

#cafefinessen

Ett foto publicerat av Café Finessen (@cafefinessen) Maj 5, 2016 kl. 9:52 PDT

Värdet av närvaro

Det här med distansarbete har ju inte alls tagit fart i den skala man tänkte sig. Det är trögt. Samtidigt är det också illustrativt, signifikant. Just nu går ekonomer ut med siffror som säger att en fjärdedel av allt arbete i Finland är lätt (suspectible) att (ut)lokalisera till andra länder. Som vanligt väljer man förstås i vårt land en risk-, istället för möjlighetsorienterad utgångspunkt, tolkning och rapportering.  I stället för att fråga vad det ger för möjligheter att arbete kan utföras på annan ort, ser man det till största delen som ett hot.

Kärnfrågan för ekonomerna har varit behov av fysisk närvaro, som utgjort det huvudsakliga kriteriet. I amerikanska studier verkar man ha fäst lite större uppmärksamhet vid frågan om behovet av kommunikation, och vad jag vill påstå är av stor betydelse: effektiv kommunikation kräver kulturell kompetens i en föränderlig kontext, vilket är svårt att utvärdera och mäta. Å andra sidan är resultaten i de olika undersökningarna ungefär de samma. Runt en fjärdedel av arbetet går att göra utomlands. I teorin vill jag tillägga.

Ur Etla Brief 46. Joonas Tuhkuri:
Globalization Threatens One Quarter of Finnish Employment. 4.5.2016 

Begränsningen med denna ekonomiska ansats är förstås att den frånser eller undervärderar betydelsen av psykologi, sociala mönster och nätverk, effektiv kommunikation (jag vill kalla möten tête-à-tête för verklig bredbandskommunikation, plus den ovärderliga korridor- och kafferumskommunikation som uteblir om man inte är fysiskt närvarande) och kultur.

Ett exempel ur levande livet är den oändligt svåra förflyttningen av Fimea ut i regionen. Som ett annat exempel på samma fenomen kan man som sagt ta i den förhållandevis låga mängd distansarbete som görs. Det har sannolikt flera orsaker (och nu övergår jag till ren spekulation), men det handlar antagligen om att det finns orsaker både från "chefshåll" (motiverat eller omotiverat kontrollbehov) och från "personalhåll". Samhörighet, kultur, närvaro, kommunikation, samarbete och även förtroende är faktorer som påverkar ekonomi och arbete oerhört mycket. Och själva kulturen är också en aktiv faktor som man inte bör förbise.

Så visst är ekonomiska utredningar av värde, men de beskriver bara en liten del av vad som är på gång. Det viktiga är hur man använder kunskapen, att man inte låter den styra diskussionen och processen om vilka möjligheter vi har och vilket handlingsutrymmet är.  Till exempel har vi alldeles unika kontakter och potential inom sjöfarten. Och jag menar verkligen enorm och det just tack vare robotisering och möjligheter till utlokalisering. Till Finland, om vi håller huvudet kallt och satsar rätt, dvs låter forskare och sakkunniga göra sitt jobb i lugn och ro.

Att jobba utan eget bord

Det talas mycket om öppna kontorslandskap just nu. Det verkar också råda en del begreppsförvirring till och med i planeringen av kontorsutrymmen. I traditionella öppna kontorslandskap finns många erkända problem. I moderna effektiva kontorslösningar har man försökt åtgärda dem och proffsen går på alldeles vilt om så kallade aktivitetsbaserade kontor. Men vad handlar det om? Vilka är skillnaderna?

Jag har själv nu arbetat i ett halvår i ett aktivitetsbaserat kontor och jag ser att det fungerar. Samtidigt uppfattar jag att det finns missuppfattningar och hör om projekt jag inte är helt säker på att kommer att lyckas. På min arbetsplats, CSC i Esbo, har man gjort saker rätt och jag vill därför gärna berätta lite om vår lösning.

I ett läge där informationssystemen många gånger gjort kommunikationen besvärlig och man (i stället?) måste fylla kalendern med möten har det också betytt att många arbetsrum står tomma i timmar varje dag. En viktig skillnad mellan ett gammaldags öppet kontorslandskap och en aktivitetsbaserad lösning är att i det förra har var och en en anvisad plats, ett eget bås, där man kan och måste inreda och organisera sitt eget "revir", utan att ändå ha möjlighet till särskilt stor arbetsro eller integritet. I den senare modellen har man ingen egen plats, bara ett litet skåp. Att en bibliofil, (usel) arkivarie, humanist och historiker som jag skulle klara av att ge upp ett arbetsrum jag delat med en tystlåten kollega och kasta det mesta kändes egentligen osannolikt och ganska spännande. Avot, jag mår som en prinsessa och så här ser mitt arbetsbord ut i dag:

Efter testperioden var det ingen som ville flytta ut från vår Space Pilot. Här är vad jag anser som viktiga element i varför det fungerat så bra:

• CSC har överlag en flexibel och bra personalpolitik och gott ledarskap. Man har förtroende för de anställda och distansarbete är redan kutym.

• Projektet planerades tillsammans med dem som var intresserade och det var frivilligt att gå med. Personalchefen ledde projektet och både han och vice VD var med från dag ett i det nya kontoret. Det innebar god förankring hos personalen, och genuint engagemang och gott exempel från ledningen. Många var spända men ingen negativt inställd vilket var viktigt. 

• Klara regler gjordes upp av inflyttarna själva. Till dessa hör just att ingen ska hålla samma bord två dagar i följd och att om man lämnar sin plats för längre än ett par timmar ska man packa undan. Om det är fullt kan man erövra ett hörn av ett bord där någon lämnat sina saker. Sunt förnuft och respekt gäller. Ibland vet man ju inte i förväg heller hur länge man blir borta ...

• Det finns faktiskt tillräckligt många olika utrymmen: ett tyst rum, mindre och större mötesrum, ett kaféaktigt utrymme, länstolar och bås, en telefonkiosk samt då det "öppna kontoret" som för mig närmast känns som en läsesal. Viktigt är ändå att detta utrymme bara är halvtyst - vi brukar skoja att det är förbjudet att viska. Det är viktigt att man kan prata med varandra där. Men endast korta telefonsamtal tas där och råkar man in i någon längre diskussion får man flytta sig några meter bort t ex till loungen. Alla signaltoner är förbjudna.

• Det är mindre än en tiondel av bolagets personal som jobbar i det aktivitetsbaserade kontoret, men en större andel av dem som finns i samma byggnad. Den ena av personalens kaffeautomater finns i vår aula med ett barbord och -stolar, vilket gör att vi träffar en stor del av våra kolleger dagligen. Det är en hel del spring vid dörren alltså, men det är jättebra. Den som störs av sådant kan bra sätta sig utom syn- och hörhåll.

• Dessutom är all personal välkommen att jobba i våra utrymmen om det finns plats. Ett annat större, trivsamt kaféutrymme finns på annat håll i huset. Där kan man också sitta och jobba eller hålla möten om man vill.

I en organisation är det viktigt att ha ett hum om vad andra sysslar med och vad som är på gång. Hur mycket man än informerar är det svårt att få informationen att gå fram på riktigt. Folk tar emot information då när de själva upplever att de behöver den eller när de är engagerade socialt. För mig har det varit ett fantastiskt bra sätt att få information och få saker utredda att jobba så här, i samma utrymme med människor som jobbar med olika saker i organisationen.

Jag kan tänka mig att dylika projekt om de inte görs på ett bra sätt kan sluta i katastrof: folk blir stressade, omotiverade och får ingen arbetsro och förlorar helt kontrollen om de inte ens får ha ett eget arbetsbord. Därför handlar det här, sist och slutligen som så mycket annat i arbetslivet, om ledarskap, om förtroende och om att låta människor ha inflytande över sitt eget arbete. Det handlar lika mycket om processen som om utrymmet, båda måste lyckas.

Hittills har det alltså varit en veritabel succé på CSC och det finns förstås diskussioner om hur man kunde expandera konceptet. Det blir intressant att se hur det utvecklas.

Mötesrummet Milky Way har bl a säckstolar
och en hel white board-vägg.

Barnarbete

De senaste dagarna har det i nyheterna talats om Stora Ensos underleverantörs underleverantör som använder också små barn som arbetskraft för att plocka papper på soptippar (eller en soptipp?) i Pakistan. Allt oftare har jag på senare tid hört att det inte hjälper de anställda/fattigaste med konsumentbojkotter eller med att företag drar sig ur i dylika situationer, utan att man ska stanna kvar och verka för en positiv utveckling.

På sätt och vis kan jag hålla med. Det hemskaste är inte om ett barn arbetar en del av sin vakna tid, så länge arbetet inte är för tungt eller farligt, utan det hemska är om ett företag  för att skära i sina kostnader går in i eller drar nytta av ett sådant samhälle där barn måste arbeta, utan att ge det samhället något annat tillbaka än några korvören i lön åt arbetarna. 

Så: när Stora Enso betalar för en skola och hälsovård för alla barn på soptippen, då är det ok. Det hemskaste är om dessa barn måste arbeta i stället för att få gå i skola. Hålls kvar, men ge tillbaka åtminstone en del av den vinst ni gör på att dessa barn arbetar för en spottstyver!

Lite till om arbetsfördelning och effektivitet

Det var ännu en poäng som inte rymdes med i gårdagens svada: den naturliga tendensen att utlokalisera kostnader/arbete. Det är ju vad man sysslat med inom handel och banker de senaste decennierna: låt kunden göra arbetet. I vissa fall har det ju blivit riktigt bra och kanske till och med bidragit till en för konsumenterna gynnsammare prisutveckling resp. högre löner.

MEN: när administrationen inom en organisation börjar bete sig lika mot resten av organisationen är det dags för ledningen att se till helhetsintresset och försvara kärnverksamheterna. All byråkrati har en tendens att börja utvecklas som en cancersvulst (observera det är ett systemfel som inte beror på människorna i systemet). Det är av största betydelse att den högsta ledningen kan prioritera god planering och informationsförvaltning som stöd för verksamheterna. Inga förändringar borde göras på administrationens villkor.

Stötte nyss på ett fint citat av Albert Einstein: "Everything that can be counted does not necessarily count; everything that counts cannot necessarily be counted."

Avspecialisering

Jag vill minnas att vi redan i grundskolan fick lära oss om hur människans moderna kulturer hänger samman med den tillväxt som skapats genom specialisering i samhället. Genom ökad arbetsfördelning har det uppstått förutsättningar för ökad produktivitet. Resurser har frigjorts för investering och innovation, välståndet har ökat. Jag tror man sade att utvecklingen varit särskilt kraftig då man blivit bofast och börjat bruka jorden, men särskilt då större samhällen uppstått där det uppkommit ännu större utrymme för specialisering.

Människor har olika intressen och styrkor. Då man fördelar arbetet så att de mer framstående inom olika områden utför respektive arbete blir uppgifterna bättre och mer effektivt gjorda. Det här är ju också en av grundidéerna med marknadsekonomi.

Sen kom maskinerna som kunde utföra arbete än mer effektivt, snabbare och med jämnare kvalitet och dygnet runt. Det behövs ändå människor för att sköta dem och administrera verksamheten.

I och med informationsteknologin har man också kunnat överföra en del av dessa administrativa uppgifter på maskiner. Problemet är att det nu är svårt att längre mäta eller se hur mycket effektiviteten ökar. Informationssystem är mycket dyra och det är helt korrekt att man frågar sig om lönsamheten med dylika investeringar. Därav det eviga tjatet om ROI, return on investment, som är den magiska kalkylen som förväntas varje gång. I förväg, ofta i ett alldeles för tidigt skede. Enligt erfarenhet har dessa kalkyler litet att göra med verkligheten. De flesta informationschefer anser att siffrorna är mycket opålitliga.

Min personliga uppfattning är att högsta ledningen i organisationer kräver dessa uträkningar i inledningsskedet, medan uppföljningen haltar. Det beror på att operationer med systemutveckling eller -byten påverkar processer på svåröverskådliga sätt. Vad värre är har man sällan tillräckligt engagemang av slutanvändarna. Helhetsbedömningen är svår.

Ofta är stora systemleverantörer involverade. De lovar gärna guld och gröna skogar. Att inom den egna organisationen upprätthålla tillräcklig kompetens för att ha full insyn och kunna underhålla och utveckla ett system är en strategi som få väljer. Det är enklare att tänka sig att man köper in kunnandet av "experter". Experterna är ändå ofta it-experter, oftare än experter på den ifrågavarande organisationens verksamheter och processer. Siffror är väldigt lätta att presentera, men svårare att förankra eller anpassa på en specifik organisation.

Alla vet hur det gått med det "pappersfria kontoret". Kejsarens nya kläder. I kvadrat. Samma fenomen gäller tyvärr med en hel andra "rationaliseringar" genom it. Ett annat exempel är reseräkningarna, ökända inom alla organisationer jag hört om som har system för ändamålet.

Det handlar också om förvaltningens förmåga att se till sina egna intressen. Man omorganiserar arbete för att få bättre kontroll och mindre arbete (?) för förvaltningen. I praktiken gäller det att överföra arbetsuppgifter från administrationen till dem som sysslar med kärnverksamhet. För det är är ju så det går. På samma sätt som kraven på husmödrarnas arbetsresultat stigit i takt med att hushållsmaskinerna ökat. Lyckligtvis har väl resten av familjen trätt till hjälp numera i många familjer. En mer välkommen form av avspecialisering.

Vad det hela leder till är ju nämligen just avspecialisering, en bakåtutveckling. Eller vad sägs om när det tar ca 90 minuter totalt för en expert att fylla i en reseräkning (som kommit som bumerang två gånger från bokföringasavdelningen) på summa 42 euro. Eller en annan expert i en annan organisation som måste skanna in varje lilla kvitto separat och spara som pdf och mejla dem till bokföringen. Använd tid: 43 minuter.

När jag arbetade på universitetet skulle hela personalen utbildas i användningen av det nya (numera ökända) systemet. Sannolikt gick det minst 5 000 arbetstimmar på kursbänken. Möjligen det dubbla. Professorer har dessutom inte helt liten timlön. Det tar dem sannolikt minst dubbelt så länge att använda systemet, än det skulle ta en amanuens och bokförare att fixa samma sak. På ett enhetligt och korrekt sätt med en gång.

Den enda slutsatsen man kan komma till är att antingen är den administrativa personalen seriöst överbetald (ungefär tre gånger så hög lön som de som jobbar med kärnverksamhet, minst, om man räknar med systemets kostnad). Eller också skulle man uppnå bättre produktivitet genom att använda specialiserad personal för dylika rutinuppgifter.

Det värsta är, att jag kan se framför mig hur man sakta inser detta inom organisationerna om man börjar följa upp det hela på ett mer omfattande sätt. Och så klagar man på att it är dyrt. Med slutresultatet att förvaltningens personalstyrka ytterligare ökas, på bekostnad av annan verksamhet. Men själva systemen blir man inte så lätt av med. Överadministration är beklämmande och informationsförvaltning svårt.

Man borde inte spara på planering. Man borde hålla systemen så lätta som möjligt och ha mer förtroende för folk. Förtroende är faktiskt inte så dyrt. Den som vill missbruka system gör det ändå. Men det kostar både pengar och minskar motivation att idka kontroll. En liten procent skolkande sluskar är ändå billigare för organisationen än haltande kontrollsystem. Dessutom riktas då eventuell negativ uppmärksamhet och press i arbetsgemenskapen mot fuskarna och inte mot ledningen.

X, Y och Z

När jag var liten och gick på födelsedagskalas hos mina kompisar bjöds vi ofta på tårta. Alla åt väluppfostrat upp det som bjöds, eller lämnade på tallriken det som inte smakade – lämpligt besvärade, möjligen med en mumlad liten ursäkt, då man steg upp från bordet. Jag kanske var ovanligt förskrämd, men det skulle aldrig ha kommit på fråga att be om att bli serverad något som inte stod framdukat.

Överraskningen var alltså ganska stor då mina egna barns kamrater ogenerat kunde kommentera festbordet och genast högljutt meddela att de inte gillar tårta. Nästan ingen gillar tydligen (längre?) tårta, lärde jag mig ganska snabbt. "Har ni inte glass? Varför har ni ingen lemonad?"

Dagens ungar väntar sig att bli bemötta med respekt. De anser sig ha rätt att säga vad de tycker om och vad de inte gillar. De är människor man inte kan leda med management by perkele. De sticker hellre än att göra något de inte ser poängen med. De har ett absolut krav på alla sysselsättningar att de ska vara meningsfulla. Dessa generationer är redan ute i arbetslivet.

Härom dagen tittade jag på ett gäng unga beväringar som väntade på tåget i solskenet. Jag funderade på hur man i armén hanterar dessa generationer. Antagligen inte särskilt bra, eftersom det är så många som avbryter sin militärtjänstgöring.

Men ligger felet i systemet eller i människorna?

Kapitalfrågor

Diskuterade här om dagen med en kollega mitt i en organisationsförändring. Hon undrade hur mycket man egentligen borde beakta vad de inblandade och drabbade personerna helst vill jobba med. Utan att ens reflektera svarade jag att det ska vara utgångspunkten för hur organisationen och arbetsprocesserna läggs upp. Den mänskliga kapitalet är det viktigaste och endast på så sätt kan man utnyttja och utveckla folks kompetenser till max. Arbetsmotivationen är organisationens viktigaste enskilda resurs, den ger sedan återverkningar i kompetens och resultat. Det är min fasta övertygelse.

Det är klart att det har sina risker att bygga upp organisation utgående från enskilda personers kompetenser och intressen. I synnerhet som driftiga personer oftare tenderar byta arbetsgivare. (En utgångspunkt för mitt resonemang är förstås att man vill ha en organisation med drive.) Men i en bra organisation eftersträvar man också medvetet att skapa strukturellt kapital och att systematiskt dela kunskap. I en välfungerande organisation kan man också tänka om, omfördela arbetsuppgifter och omarbeta processer vid behov. Det blir alltså viktigt att vara noggrann med kunskapsförvaltningen, men att samtidigt vara flexibel.

Flexibilitet funkar endast när folk är motiverade och ser meningen och helheten med sitt arbete. Vi är alltså igen tillbaka vid arbetsmotivationen, som bäst understöds genom att människor har arbetsuppgifter de tycker om och har inflytande över.

Jobbigt?

Doktorand Jarkko Liedes från Helsingfors universitet skriver i en intressant artikel i senaste Tieteessä tapahtuu tankeväckande om arbetsmoralen i ett historiskt perspektiv. Särskilt inspirerade han mig att fundera vidare på hur den moderna, industrialiserade stadskulturen präglar vår uppfattning om tid och rum. Arton- och nittonhundratalens strikta fördelning mellan arbetstid, arbetsplats och yrkesroll gentemot privat-dito av alla slag börjar vara slut. De facto har den ju aldrig heller varit fullständigt allenarådande, men den har ändå utgjort den norm som har gjort till exempel forskare, småföretagare eller konstnärer till marginala grupper med uselt socialskydd. Dessutom har det lett till en synnerligen obehaglig tendens att anse att "yrkesmoral" och privatliv inte har något med varandra att göra. Inte för att jag vill förespråka osakliga och moraliserande mediedrev, men nog är det bra konstigt att beslutsfattare på fullt allvar kan påstå att deras privata affärer inte skulle ha någon som helst betydelse för deras trovärdighet.

En osund personlighetsklyving har det varit, mellan privat och offentligt liv, arbete och fritid. I dag är det privata mera offentligt för de flesta. Det finns förstås många slags skillnader mellan "vänner" och "vänner", men man är i dag medveten om att verkligheten, livet och sociala relationer är mycket mer nyanserade än en tudelning mellan jobb och fritid. Att arbete och privatliv ofta går in i varandra. En del människor vill hålla dem strikt skilda, men frågan är om det ens är ett särskilt effektivt sätt att hantera arbetsstress för alla. Ibland kunde det kanske vara tvärtom, att försöka se jobbet som integrerad och meningsfull del av livet kanske kan hjälpa en att hitta sysselsättning eller en approach till jobbet som gör en mer tillfreds med livet.

Roller, upphovsrätt, auktoritet, autenticitet och integritet är alla under omdefiniering. Jag talade något om detta under kursen i bokhistoria (diaserie här). Men Liedes artikel fick mig att lägga till rummet. Om arbetsplatsen till stora delar är inne i datorns cybervärld, vilket den ju är för många, om man också har ett virtuellt kontor som vi på Arkiva, så har ju arbetsplatsen faktiskt delvis flyttat ut i det virtuella rummet. Vilket ytterligare söndersmular tudelningen mellan arbete och fritid. Fast det säkert är politiskt inkorrekt att säga det, tror jag det är bra, för det ger ökad frihet. Vilket ger ökad motivation, ökad kreativitet. Det handlar inte bara om distansarbete, utan om en mer grundläggande omdefiniering av våra miljöer och roller.