Hur och varför man gör en databas

I dag berättade jag om att planera och göra upp databaser. Om man har stora mängder information som går att strukturera kan det löna sig att spara den som en databas, eftersom det gör det lättare att hantera och behandla informationen då.

Som exempel visade jag hur vi byggt upp den bokhistoriska databasen Henrik, som finns hos Finska Litteratursällskapet på bibliotekets webbsidor. Det är bäst att börja arbetet med att rita upp en modell av det man vill beskriva med databasen, exempelvis genom att rita upp en ER-modell. I modellen ritar man upp vilka entiteter som informationen behandlar och hur de olika entiteterna och deras egenskaper (attribut) förhåller sig till varandra. Modellerna kan sedan enligt några enkla regler förvandlas till en relationsdatabas.

När man skapar och använder dylika resurser vid sin forskning bör man också göra upp en plan för hela arbetet och inte minst planera vad som kommer att hända med materialet när man är färdig med sin forskning. Bra information om hur man gör finns hos Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv. Om man samlar på sig mycket olika filer, exempelvis bilder, behöver man också göra upp en databas för att hålla ordning på dessa. Där kan man spara metadata om varje fil. Man måste också tänka på att varje objekt måste ha en unik id, så att man kan skilja på alla dokument.

Om man inte har tillgång till databasprogram, kan man också använda vanliga tabelldokument. Fundera då noggrant på vilka fält eller kolumner som behövs. Det är alltid lättare att slå ihop olika fält än att dela på existerande fält. Lägg därför varje typ av information i ett eget fält. Fundera också på hur du kan dokumentera sökningar eller andra åtgärder som du gör under forskningsprocessen, så att du kan redogöra för dem efteråt.