Avspecialisering

Jag vill minnas att vi redan i grundskolan fick lära oss om hur människans moderna kulturer hänger samman med den tillväxt som skapats genom specialisering i samhället. Genom ökad arbetsfördelning har det uppstått förutsättningar för ökad produktivitet. Resurser har frigjorts för investering och innovation, välståndet har ökat. Jag tror man sade att utvecklingen varit särskilt kraftig då man blivit bofast och börjat bruka jorden, men särskilt då större samhällen uppstått där det uppkommit ännu större utrymme för specialisering.

Människor har olika intressen och styrkor. Då man fördelar arbetet så att de mer framstående inom olika områden utför respektive arbete blir uppgifterna bättre och mer effektivt gjorda. Det här är ju också en av grundidéerna med marknadsekonomi.

Sen kom maskinerna som kunde utföra arbete än mer effektivt, snabbare och med jämnare kvalitet och dygnet runt. Det behövs ändå människor för att sköta dem och administrera verksamheten.

I och med informationsteknologin har man också kunnat överföra en del av dessa administrativa uppgifter på maskiner. Problemet är att det nu är svårt att längre mäta eller se hur mycket effektiviteten ökar. Informationssystem är mycket dyra och det är helt korrekt att man frågar sig om lönsamheten med dylika investeringar. Därav det eviga tjatet om ROI, return on investment, som är den magiska kalkylen som förväntas varje gång. I förväg, ofta i ett alldeles för tidigt skede. Enligt erfarenhet har dessa kalkyler litet att göra med verkligheten. De flesta informationschefer anser att siffrorna är mycket opålitliga.

Min personliga uppfattning är att högsta ledningen i organisationer kräver dessa uträkningar i inledningsskedet, medan uppföljningen haltar. Det beror på att operationer med systemutveckling eller -byten påverkar processer på svåröverskådliga sätt. Vad värre är har man sällan tillräckligt engagemang av slutanvändarna. Helhetsbedömningen är svår.

Ofta är stora systemleverantörer involverade. De lovar gärna guld och gröna skogar. Att inom den egna organisationen upprätthålla tillräcklig kompetens för att ha full insyn och kunna underhålla och utveckla ett system är en strategi som få väljer. Det är enklare att tänka sig att man köper in kunnandet av "experter". Experterna är ändå ofta it-experter, oftare än experter på den ifrågavarande organisationens verksamheter och processer. Siffror är väldigt lätta att presentera, men svårare att förankra eller anpassa på en specifik organisation.

Alla vet hur det gått med det "pappersfria kontoret". Kejsarens nya kläder. I kvadrat. Samma fenomen gäller tyvärr med en hel andra "rationaliseringar" genom it. Ett annat exempel är reseräkningarna, ökända inom alla organisationer jag hört om som har system för ändamålet.

Det handlar också om förvaltningens förmåga att se till sina egna intressen. Man omorganiserar arbete för att få bättre kontroll och mindre arbete (?) för förvaltningen. I praktiken gäller det att överföra arbetsuppgifter från administrationen till dem som sysslar med kärnverksamhet. För det är är ju så det går. På samma sätt som kraven på husmödrarnas arbetsresultat stigit i takt med att hushållsmaskinerna ökat. Lyckligtvis har väl resten av familjen trätt till hjälp numera i många familjer. En mer välkommen form av avspecialisering.

Vad det hela leder till är ju nämligen just avspecialisering, en bakåtutveckling. Eller vad sägs om när det tar ca 90 minuter totalt för en expert att fylla i en reseräkning (som kommit som bumerang två gånger från bokföringasavdelningen) på summa 42 euro. Eller en annan expert i en annan organisation som måste skanna in varje lilla kvitto separat och spara som pdf och mejla dem till bokföringen. Använd tid: 43 minuter.

När jag arbetade på universitetet skulle hela personalen utbildas i användningen av det nya (numera ökända) systemet. Sannolikt gick det minst 5 000 arbetstimmar på kursbänken. Möjligen det dubbla. Professorer har dessutom inte helt liten timlön. Det tar dem sannolikt minst dubbelt så länge att använda systemet, än det skulle ta en amanuens och bokförare att fixa samma sak. På ett enhetligt och korrekt sätt med en gång.

Den enda slutsatsen man kan komma till är att antingen är den administrativa personalen seriöst överbetald (ungefär tre gånger så hög lön som de som jobbar med kärnverksamhet, minst, om man räknar med systemets kostnad). Eller också skulle man uppnå bättre produktivitet genom att använda specialiserad personal för dylika rutinuppgifter.

Det värsta är, att jag kan se framför mig hur man sakta inser detta inom organisationerna om man börjar följa upp det hela på ett mer omfattande sätt. Och så klagar man på att it är dyrt. Med slutresultatet att förvaltningens personalstyrka ytterligare ökas, på bekostnad av annan verksamhet. Men själva systemen blir man inte så lätt av med. Överadministration är beklämmande och informationsförvaltning svårt.

Man borde inte spara på planering. Man borde hålla systemen så lätta som möjligt och ha mer förtroende för folk. Förtroende är faktiskt inte så dyrt. Den som vill missbruka system gör det ändå. Men det kostar både pengar och minskar motivation att idka kontroll. En liten procent skolkande sluskar är ändå billigare för organisationen än haltande kontrollsystem. Dessutom riktas då eventuell negativ uppmärksamhet och press i arbetsgemenskapen mot fuskarna och inte mot ledningen.