Gör vi rätt saker, gör vi dem bra?

Ekonomisk styrning är  en viktig sak. Det är framför allt viktigt att kunna prioritera att rätt saker görs i en organisation. Sådant kan man se på hurdant resultat en organisation presterar i förhållande till vad man satsar, hur många människor som arbetar och hurdana förutsättningar de har att göra ett gott arbete. Kompetens och motivation torde här vara de avgörande parametrarna utöver rent materiella ramar. Dessa är emellertid delvis subjektiva och känslomässiga faktorer, som är svåra att objektivt definiera och mäta i många branscher i dag. Dessutom påverkar saker som arbetsgemenskap och organisationsstruktur hur väl individer och organisation presterar.  Dessa är  svåra att mäta och kontrollera ekonomiskt. I större organisationer är också arbetsprocessenas rationalitet viktig. Resultatet i ett längre perspektiv är förstås den avgörande parametern, eftersom processerna på mikronivå,  exempelvis i team eller informationsutbyte mellan individer, är utom ekonomistyrningens domäner, liksom kvalitetsstryningen utgör en egen viktig domän för många organisationer. Ekonomistyrning används för att uppnå ekonomiska mål.

Centrala begrepp inom ekonomistryning är effektivitet, resultat, lönsamhet, kvantitativt in- och utflöde, kapital, produktivitet och utfall. Ett grundproblem är att det ofta kräver enorma mängder kompetens och arbete att beskriva dessa och de processer där de spelar in. Att göra detta kan därför löna sig endast i mycket stora organisationer eller enklare industrier. Om kvaliteten inte är en högt prioriterad konkurrensfaktor kan man också göra det i mindre organisationer. Detaljnivån är emellertid något man noga bör fundera över. 

Det viktiga är ändå att man i alla fall låter de strategiska besluten och linjedragningarna väga mest. Man bör inte heller glömma att beakta själva ekonomistryningens kostnader. En bra  ledning begär också därför in- och utfalls-, effektivitets- och i synnerhet produktivitetskalkyler också från den administrativa sidan och väger dessa noggrant mot de strategiska målsättningarna.

Då man beräknar kostnader kan man antingen beräkna dem utgående från ett objekt dvs en produkt eller så kan man med olika metoder räkna ut självkostnaden för kalkylobjektet genom olika sätt att dela kostnaderna över en viss period. Det senare lämpar sig bättre för processindustri. Den föregående metoden kallas orderkalkyering. Man beaktar alla kostnader (både direkta och indirekta) som uppstår vid en produktion och leverans av en produkt. Om det lönar sig att beräkna varje produkt separat om de är unika exemplar, är något man noga bör avväga. Bristerna i dessa grovhuggna system är kända och nya metoder utvecklas ständigt. Metoderna blir ändå snabbt väldigt komplexa och lämpar sig endast då det rör sig om mycket stora volymer.

Det kan kanske istället löna sig att fokusera på kundrelationerna som helheter och värdera deras betydelse. På så sätt får man också med den kvalitetaspekt, som annars är en utmaning för ekonomistryningen i dagens konkurrenssituation, då även produkter i allt högre grad säljs med dels kvalitetsargument, dels som eller med tillhörande tjänster. Detta är något som jag själv noterat i till och med inom industrin. Exakt hur man fördelar kostnaderna mellan interna funktioner blir i så fall sekundärt och fokus flyttas på resultatet.

Administrativa kostnader belastar hela organisationen eftersom de fördelas på varje produkt (på ett ungefär, för de verkliga kostnaderna vet man förstås först senare). Det är ändå viktigt att minnas att exempelvis lönsamheten mellan olika enheter  påverkas, ibland dramatiskt, beroende på hur den interna kostnadsfördelningen läggs upp. Då detta görs uppstår lätt en situation då administrationen har ett övertag i förhandlingssituationen. Organisationens strategiska ledning bör därför aldrig låta dessa siffror ensamma styra, i synnerhet om det till strategin hör att satsa på kvalitet.

Ekonomistyrningens övergripande syfte är att vara ett hjälpmedel för att förverkliga vision, affärsidé, strategi och verksamhetsplan. Det handlar om att kontrollera de interna processerna för att kunna producera ett gott resultat. Om verksamheten delas upp i många resultatenheter uppstår lätt svårigheter, eftersom teori och praktik i ekonomistryningen inte följs åt om enheterna blir för små. Effekten kan vara negativ på verksamheten och resultatet som helhet, inte minst om det leder till omotiverad överadministration. Paradoxalt kan också informationsförvaltningen bli lidande. Att omfatta marknadsföring som attityd också internt är inte illa, men det betyder inte att allt måste mätas i pengar. De strategiska målsättningarna måste alltid väga tyngst och ekonomistryningen användas med stor eftertanke och försiktighet, eftersom den återspeglar en liten och tillrättalagd del av verkligheten. Man bör inte heller låta den störa kärnverksamheten.