Data, information och bevarande

I veckan meddelades det att Riksarkivet lägger ner sin e-arkivtjänst för myndigheter på grund av liten användning. Tanken har varit att myndigheter kunde leverera material som ska arkiveras digitalt direkt från sina egna dokumenthanteringssystem, vilket skulle vara effektivt på många sätt. 

Ett problem är att det finns skillnader mellan tänket inom arkivering och modern dokumenthantering, som inte fixas i en handvändning. Omvärlden har helt enkelt ställt användarvänlighet, ändamålsenlighet och funktionalitet främst vid sin informationsförvaltning. Ibland på bekostnad av trovärdighet och säkerhet på längre sikt. Arkivsektorn har å andra sidan inte gjort marknadsföringen av sina tjänster och vikten av bevaring och kuratering lättare genom att man utvecklat en tung obligatorisk standard, som lämpar sig för ärendehanteringsystem snarare än dokumenthanteringssystem.

Avsikten med Sähke2-standarden är rätt och bra,
men i praktiken kan den vara utmanande.
"Åtgärder" och "Dokumentstatus" är inte något man
styr sin verksamhet med på alla håll.

Länge har man försökt samordna offentlig informationsförvaltning genom sektorns sk JHS-rekommendationer där man tar ställning till bland annat standarder och best practice. Problemet är att dessa inte är bindande (vilket man med ovanstånde exempel å andra sidan kanske kan vara också tacksam för?). För närvarande råder dessutom en del förvirring kring rekommendationernas status och vart man egentligen är på väg. I Finland görs ju ett omfattande business architecture-arbete, som tillsvidare delvis är på ett rätt abstrakt plan. En sak som framstår väldigt tydlig är ändå att semantisk interoperabilitiet kommer att spela en viktig roll, en annan är att man från finansministeriet driver mycket hårt på att få till stånd resultat. 

Det som gör mig personligen lite tveksam är att man inom JHS ( t ex 191) verkar anpassa hela informationsförvaltningen enligt den krångliga arkivstandarden och ytterligare ökar mängden obligatoriska metadata, i stället för att fokusera på just semantisk interoperabilitet (som att sätta upp ordentliga ontologier och URI-tjänster å det snaraste och se till att de används dvs integreras i dokumenthanteringssystemen).  Riksarkivet har en viktig roll då det gäller långsiktigt bevarande i vårt land, men det ser ut som att omvärlden inte kommer att rätta sig efter traditionell arkivteori. Var går gränserna mellan dokumenthantering, informationsförvaltning och arkivering när allt i praktiken flyter ihop i den digitala världen?

På engelska talar man om data management, som jag skulle gärna översätta det med informationsförvaltning. Till det räknas saker som strategisk planering, livscykelhantering, teknik, arkitektur och dataadministration. Till dataadministrationen, å sin sida, hör saker som metadata och dess kvalitet, själva informationens/datas kvalitet, planering av livcykeln, administrativ hantering av rättigheter, ansvar för aktuell referens- och kontextinformation. 

Det här är saker som blir mycket aktuella då vi talar om långsiktigt digitalt bevarande. Kultur- och undervisningsministeriet har ju enligt sitt uppdrag och mycket klokt investerat i en lösning för ändamålet, som går under namnet PAS. PAS är en tjänst som kan åta sig att bevara digitala material "för evigt". PAS är inte en del av arkivverket, utan en tjänst för dem som ministeriet ger rätt att använda den. Arkivverket ansvarar ju bara för en del av de saker vi kanske vill bevara från vår tid. PAS är snarare ett magasin där olika typer av kulturarv och viktiga informationsresurser kan säkerställas för eftervärlden. 

Utmaningen är att tjänsten i sig på inget sätt kan ansvara för administrationen av innehållet. Varje samling eller dataset som landar i PAS-systemet måste ha en ansvarig instans utanför systemet, som beslutar och tar ansvar till exempel för datas kvalitet och den administrativa hanteringen av rättigheter: till vem och på vilka villkor kan materialet lämnas ut? Frågorna blir ännu mer utmanande då det gäller forskningsdata: vad ska sparas, vad ska kastas, vem tar ansvar för sensitiva data, vem betalar för bevaringen, vem tar ansvar för vad som sker i metadata om kontext eller villkor förändras? För vi diskuterar inte längre i ett perspektiv på några år utan på några hundra år ...

Ansvaret landar vad gäller offentlig förvaltning ändå enligt lagen på Riksarkivet. Arkivväsendet står inför verkligen stora utmaningar: Vad och hur ska man prioritera? Vilka är de kritiska framgångsfaktorerna och hur ska man kunna få det inflytande man behöver för att säkerställa digitala material? Vad gäller forskningsdata är diskussionen i startgroparna. 

Det är spännande och intressanta tider. Finland har inte råd att misslyckas i dessa saker, som kräver ett perspektiv längre än ett kvartal, längre än en valperiod och längre än ett människoliv. Det är samtidigt symtomatiskt och en ytterst försvårande omständighet att själva begreppsapparaten (åtminstone på finska, svenska och engelska) är så oklar och virrig. Ett system i form av en teknisk lösning är inte hela lösningen, det behövs väldigt mycket administrativt arbete och ansvar för innehållets kvalitet, utveckling och användning. På lång sikt. Då behöver alla inblandade faktiskt förstå hur komplexa saker det handlar om.

**

Tillägg:

I statsrevisorernas rapport om läget sägs uttryckligen att man bör värna om förtroendet för arkiven och inte lägga ner VAPA-systemet förrän ett ersättande system satts upp. På inrikesministeriet är man förbluffad: man har precis satsat mycket på att ta i bruk VAPA-systemet. Beslutet att VAPA ska läggas ner kommer från Undervisnings- och kulturministeriet (OKM/7/591/2015).

Tillägg två: Ny klarhet i vad som är på gång kom en dryg vecka senare?