Management by post-it

Det är i dag tunnsått med folk som ställer sig framför publik med en längre presentation utan stöd av visuella hjälpmedel i form av en PowerPoint-presentation. Också i undervisningsbruk har presentationerna vunnit terräng och blivit en del av normala redskap och metoder. Inom pedagogiken bedöms presentationer möjligen, kanske, ha några positiva effekter, men det verkar främst hänga samman med att papperskopior av presentationerna hjälper studenter att strukturera och anteckna mer effektivt jämfört med tidigare OH-exercis eller anteckningar på svarta tavlan.

Det är klart att mediets format endast är en liten del av den helhet en kommunikativ situation utgör. Det är väldigt många andra saker som spelar in: vad det är man vill förmedla, hur skicklig man är på att sammanfatta och presentera i stordia-format och hur man låter det påverka interaktionen med åhörarna.

Pedagogiken är bara en avgränsad och specificerad situation av kommunikation och påverkan, men den har många paralleller till annan mänsklig växelverkan. Man kan bra dra många paralleller till exempel till politik eller företag och ledarskap. I alla dessa fall handlar det mycket om retorik, format och kommunikation.

Datavisualiseringsgurun Edward Tufte gick för några år sedan ut med mördande kritik mot powerpointen, som han menar har haft förödande effekter, större än man kunde tro. Användningen av dylika presentationer kan ha kostat miljarder dollar och människoliv. Det beror på att det förenklande formatet styr innehållet och förvanskar representationen av fakta på ett sätt som kan leda till allvarlig skevhet.

Jag ser själv en lite oroande parallell i den trend av facilitering man sysslar med till lust och leda på många håll, som en metod att legitimera ledarskap. Jag säger inte att dessa brain storming-sessioner och lekar med post-it-lappar kan vara bra. Tvärtom, jag har sett och varit med om att använda dem på fantastiska sätt. De fungerar mycket bra också just i pedagogiska sammanhang och det finns väldigt många olika metoder man kan använda sig av. 

I bästa fall kan det fungera som en sorts deliberativ och pedagogisk process där deltagarna faktiskt kommer fram till något nytt, lär sig något av varandra eller till och med kan utvecklas och förändra till exempel sitt sätt att arbeta. De kritiska skedena finns emellertid lika mycket både före och efter, i planeringen och i verkställandet av faciliterat arbete. En del chefer kanske tror att man kan överföra ansvar på medarbetarna genom att låta dem vara delaktiga i att söka lösningar. Lika illa är om deltagarna från början till slut upplever att det handlar om spel för gallerierna, och att ledningen ändå gör som den vill. Det behöver inte vara avsiktligt eller kalkylerande från ledningens sida, men det kan förstås vara det. Naiv är väl tanken om att man måste använda trendiga konsulter och "metoder" för att förankra förändring. I synnerhet i sakkunnigorganisationer är det en farlig väg att gå, om man inte låter brain picking åtföljas av riktig empowerment, alltså möjlighet till att utöva inflytande och makt. Om målsättningen varit att förbättra förtroendet i organisationen, kan effekten lätt bli den omvända.

Post-it-lapparna är också "jätteagila".  Här om
Rapid Problem Solving with Post-It Notes av David Straker.

Steget från post-it-lappar och brainstorming till verksamhetsutveckling kräver rätt mycket tolkning. Det gör att det inte är en väg ur tunneltänkande utan kan fungera precis tvärtom. Man kan få ut i stort sett vad man vill från faciliterade workshoppar. Det kan handla om att välja målsättningar och metoder. Men det handlar också om formatets begränsningar.

Post-it-lapparna är väldigt små. Och de är alla lika stora. Små frågor, stora utmaningar förvandlas alla till samma lilla format, som man visserligen kan sortera och prioritera i all oändlighet. Men i slutändan behövs en helhetsvision, ett helhetsansvar. Och all världens post-it-lappar kan inte råda bot på det att människor har olika perspektiv, personligheter och prioriteringar. Att alla inte är bekväma med dylika sociala och "kreativa" metoder och situationer. Att det viktigaste kanske blev osagt, trots allt. Eller att problemet var fel definierat? Att den smartaste, kritiska poängen blev bortröstad, eftersom personen som hade kommit med den inte kunde förklara den tillräckligt koncist och bra?

Det stora arbetet görs alltid efteråt, då det strategiska bedömningarna ska göras, kostnaderna ska räknas, riskerna bedömas, de slutliga prioriteringarna göras och de verkställande besluten fattas. Har man då åstadkommit en majoritetens diktatur, en skendemokrati eller något på riktigt betydelsefullt, engagerade, motiverande och nytt? 

Och behövdes de där post-it-lapparna egentligen? Det är en ganska nyttig övning att gå igenom dylika processer fram och tillbaka i retrospektiv.