Att jobba utan eget bord

Det talas mycket om öppna kontorslandskap just nu. Det verkar också råda en del begreppsförvirring till och med i planeringen av kontorsutrymmen. I traditionella öppna kontorslandskap finns många erkända problem. I moderna effektiva kontorslösningar har man försökt åtgärda dem och proffsen går på alldeles vilt om så kallade aktivitetsbaserade kontor. Men vad handlar det om? Vilka är skillnaderna?

Jag har själv nu arbetat i ett halvår i ett aktivitetsbaserat kontor och jag ser att det fungerar. Samtidigt uppfattar jag att det finns missuppfattningar och hör om projekt jag inte är helt säker på att kommer att lyckas. På min arbetsplats, CSC i Esbo, har man gjort saker rätt och jag vill därför gärna berätta lite om vår lösning.

I ett läge där informationssystemen många gånger gjort kommunikationen besvärlig och man (i stället?) måste fylla kalendern med möten har det också betytt att många arbetsrum står tomma i timmar varje dag. En viktig skillnad mellan ett gammaldags öppet kontorslandskap och en aktivitetsbaserad lösning är att i det förra har var och en en anvisad plats, ett eget bås, där man kan och måste inreda och organisera sitt eget "revir", utan att ändå ha möjlighet till särskilt stor arbetsro eller integritet. I den senare modellen har man ingen egen plats, bara ett litet skåp. Att en bibliofil, (usel) arkivarie, humanist och historiker som jag skulle klara av att ge upp ett arbetsrum jag delat med en tystlåten kollega och kasta det mesta kändes egentligen osannolikt och ganska spännande. Avot, jag mår som en prinsessa och så här ser mitt arbetsbord ut i dag:

Efter testperioden var det ingen som ville flytta ut från vår Space Pilot. Här är vad jag anser som viktiga element i varför det fungerat så bra:

• CSC har överlag en flexibel och bra personalpolitik och gott ledarskap. Man har förtroende för de anställda och distansarbete är redan kutym.

• Projektet planerades tillsammans med dem som var intresserade och det var frivilligt att gå med. Personalchefen ledde projektet och både han och vice VD var med från dag ett i det nya kontoret. Det innebar god förankring hos personalen, och genuint engagemang och gott exempel från ledningen. Många var spända men ingen negativt inställd vilket var viktigt. 

• Klara regler gjordes upp av inflyttarna själva. Till dessa hör just att ingen ska hålla samma bord två dagar i följd och att om man lämnar sin plats för längre än ett par timmar ska man packa undan. Om det är fullt kan man erövra ett hörn av ett bord där någon lämnat sina saker. Sunt förnuft och respekt gäller. Ibland vet man ju inte i förväg heller hur länge man blir borta ...

• Det finns faktiskt tillräckligt många olika utrymmen: ett tyst rum, mindre och större mötesrum, ett kaféaktigt utrymme, länstolar och bås, en telefonkiosk samt då det "öppna kontoret" som för mig närmast känns som en läsesal. Viktigt är ändå att detta utrymme bara är halvtyst - vi brukar skoja att det är förbjudet att viska. Det är viktigt att man kan prata med varandra där. Men endast korta telefonsamtal tas där och råkar man in i någon längre diskussion får man flytta sig några meter bort t ex till loungen. Alla signaltoner är förbjudna.

• Det är mindre än en tiondel av bolagets personal som jobbar i det aktivitetsbaserade kontoret, men en större andel av dem som finns i samma byggnad. Den ena av personalens kaffeautomater finns i vår aula med ett barbord och -stolar, vilket gör att vi träffar en stor del av våra kolleger dagligen. Det är en hel del spring vid dörren alltså, men det är jättebra. Den som störs av sådant kan bra sätta sig utom syn- och hörhåll.

• Dessutom är all personal välkommen att jobba i våra utrymmen om det finns plats. Ett annat större, trivsamt kaféutrymme finns på annat håll i huset. Där kan man också sitta och jobba eller hålla möten om man vill.

I en organisation är det viktigt att ha ett hum om vad andra sysslar med och vad som är på gång. Hur mycket man än informerar är det svårt att få informationen att gå fram på riktigt. Folk tar emot information då när de själva upplever att de behöver den eller när de är engagerade socialt. För mig har det varit ett fantastiskt bra sätt att få information och få saker utredda att jobba så här, i samma utrymme med människor som jobbar med olika saker i organisationen.

Jag kan tänka mig att dylika projekt om de inte görs på ett bra sätt kan sluta i katastrof: folk blir stressade, omotiverade och får ingen arbetsro och förlorar helt kontrollen om de inte ens får ha ett eget arbetsbord. Därför handlar det här, sist och slutligen som så mycket annat i arbetslivet, om ledarskap, om förtroende och om att låta människor ha inflytande över sitt eget arbete. Det handlar lika mycket om processen som om utrymmet, båda måste lyckas.

Hittills har det alltså varit en veritabel succé på CSC och det finns förstås diskussioner om hur man kunde expandera konceptet. Det blir intressant att se hur det utvecklas.

Mötesrummet Milky Way har bl a säckstolar
och en hel white board-vägg.

Profit

Jag tycker riktigt illa om rakt av gjorda förenklade jämförelser mellan privat/företagsekonomi och statens finanser. Jag upplever det som jämförbart med att någon argumenterar om klimatförändringen genom att titta ut genom fönstret.  Ändå har några avsnitt av den amerikanska realityserien  The Profit fått mig att fundera vidare på regeringens metoder och arbetssätt. Det kan kanske vara berättigat också med tanke på statsministerns och regeringens egen profil.

TV-serien går alltså ut på att varumärket/placeraren Marcus Lemonis går in i företag som har problem med lönsamheten och lägger allt till rätta med sin metod "people, process, product". Allt är förstås väl tillrättalagt och Lemonis framställs som en superexpert på alla områden. Men hans sätt att närma sig uppdraget att sätta en verksamhet i skick är i min smak. Att vår nuvarande regering dessutom själv tenderar att resonera och agera utgående från den för snäva företagsdiskursen (som gör att den jämt också ständigt verkar krocka med en verklighet som än långt mer komplex), gör som sagt att det inte känns helt orättvist att jämföra Sipilä med Lemonis. Som ledare helt enkelt.

Lemonis anser människorna vara det viktigaste: Rätt människor på rätt plats, använd kompetens, delaktighet, förtroende och klara mål och metoder att arbeta tillsammans.

Efter snart ett år med regeringen Sipilä, har jag en mycket vag uppfattning av hur statsministern förhåller sig till sina medarbetare eller mänskligt kapital. Han verkade mycket målmedveten under regeringsförhandlingarna gällande sina politiska målsättningar. Man kan också tolka trepartilösningen som ett tecken på en viss konfliktskygghet och en tendens att inte vara färdig till öppen diskussion eller att lyssna till motargument. Enkel ordning helt enkelt. Sipiläs värdering av kompetensens betydelse har inte direkt övertygat.

Han är beredd att hota och ställa ultimatum men backar när det kommer till kritan. Det var inget problem att svika löftet till ungdoms- och studentorganisationer och utbildningssektorn, oberoende av vilka konsekvenser det har på sikt. Att alternativlösheten på riktigt utmanats av flera seriösa skuggbudgetar från oppositionen låtsas man inte om. Regeringen verkar tiga så mycket den kan. Diskussion och samhällsdebatt stämplas återkommande som tillspetsad eller hysterisk, utan egna klara ställningstaganden. För närvarande verkar Sipilä fortsättningsvis prioritera att ekonomiskt betydelsefulla beslut drivs igenom på det sätt han är övertygad saker ska göras. Han är färdig att slingra sig kring de mest underliga uttalanden av sina kolleger bara regeringen hålls vid makten.

Vidare enligt Lemonis: Processerna: är följaktligen kaotiska beroende på ovanstående. Om produkterna - om man kan se t ex lagförslagen vara sådana - har jag inte hört mycket gott. Prestationerna i riksdagen har inte annars heller varit strålande alla gånger. Andra resultat är en närmast katastrofal effekt på vår påstått viktiga forsknings- och innovationsverksamhet, som troligen kommer att dras i år, om inte i decennier, med direkta och indirekta följder av hastiga och ogenomtänkta nedskärningar.

Det som jag ändå mest vill ta fasta på är hela Lemonis logik kring hur man går till väga då man behöver se över en verksamhet och få den mer lönsam. Jag säger detta nu med den reservationen att jag sett bara två avsnitt och erkänner villigt att tolkningen stöder min egen (företags)ekonomiska övertygelse. På sätt och vis är det i linje med vad Sipilä tror sig göra. Poängen som regeringen missar är att förbättrad lönsamhet inte i första hand är något man åstadkommer genom att skära i kostnader, utan det är något man gör genom att höja kvaliteten i det man gör. Om att göra bättre, smartare, enklare. Och det allra viktigaste är ledarskapet som ska skapa förutsättningarna för en växande verksamhet genom att alla medarbetare kan och vill bidra.

Det är här man ser hur ideologisk regeringens politik är. I stället för att målmedvetet arbeta för en välfungerande offentlig sektor som producerar bra "avkastning" i form av kompetenser, arbetsföra kunniga människor och diversitet, motivation och inspiration, kort sagt ett bra samhälle för även företag att frodas i, skär man ner i kostnader och inför samtidigt mera invecklade processer och byråkrati i och med förvaltningsreformer. De senare kommer dessutom att kosta mycket både direkt och indirekt att genomföra, hur mycket har jag inte sett den minsta antydning om ännu. Någon riktig helhetsplan för hur man kunde göra förvaltningen bättre kvalitetsmässigt finns väl inte. Sipilä kunde ju kalla det lean, om det skulle kännas bättre. Det kunde vara hög tid för det, efter åratal av mer eller mindre slumpmässiga nedskärningar och omorganiseringar.

Allt detta gör förstås att saker börjar fungera ännu sämre, vilket gör att man kan upphandla, skära ner och privatisera ytterligare. Det gör Stubb nöjd? Och centerpartiet får lägga beslag på skattemedel och makt via de nya förvaltningsstrukturerna. Det gör Sipilä nöjd? Vad som gör Soini nöjd, annat än att få sitta i baksätet med en egen chaufför, vet väl ingen. Som populist har han väl egentligen sagt rent ut att det är just så det är. Kortsiktigt kunde man kalla det hela allt annat än statsmannaktigt.

Sist och slutligen är det väl ändå rätt mycket som är ganska bra i vårt land nu, om vi ser till ett litet längre perspektiv. Men i ett litet längre perspektiv är det också ganska oroande hur vitt utbrett det dåliga ledarskapet är och hur illa kompetens värderas och personresurser utnyttjas. Därför är också de lokala avtalen på arbetsplatserna en så svår fråga. Vi behöver börja utveckla en kultur av gott ledarskap och förtroende. Det är svårt att göra i den hot- och kriskultur som regeringen månar om.

Bubblor är BS

Filosof Ville Lähde var i veckan inbjuden gäst i ett av mina favoritprogram, Aristoteleen kantapää. Den röda tråden i programserien, vars namn kunde översättas till Aristoteles häl, är det finska språket, men ämnet behandlas mycket brett och många olika experter inom humaniora och andra vetenskaper har intervjuats under årens gång. Ämnet nu var den offentliga debatten under 2015. Lähde fick utse bland annat årets fintare och hans val var ganska modigt.

Det var bra analys Lähde kom med, tyckte jag. Han betonade att debatt hör till demokratin, den är ett oumbärligt element. En del av intervjun handlade om de s k bubblorna, som blivit ett slagträ i debatten. Det handlar om att ogiltigförklara andras åsikter, kunskap och erfarenheter, när det man i själva verket gör är att sluta lyssna. Symtomatiskt stals hela begreppet från en användning inom den "rödgröna bubblan", där det ursprungligen just handlade om en insikt och ett accepterande av att det finns mångfald, till en användning där man förnekar detta och anser bubblor vara frånkopplade den "riktiga verkligheten" - som då förstås är definierad utgående helt från talarens horisont av absolut "sanning". Komikern Ilkka Kivi beskriver detta mycket bra i sin blogg.

Hela tankefiguren med två ytterligheter är högst problematisk och som också Anu Koivunen påpekat i verkligheten en renodlad fint för att sätta stopp på debatten. Det är naturligtvis besläktat med krisretoriken. En skala med två ytterligheter. Inget annat. Dessutom är båda ytterligheterna i vissa uttalanden på något sätt lika långt från en sanning eller gyllene medelväg. Man frågar sig vem som är värdenihilist här ...

När beslutsfattare manar till besinning i debatten, låter de i praktiken påskina att konsensus betyder att man måste foga sig till regeringens linje och tolkning av verkligheten som den enda sanna. Hela agendan, vad som överhuvudtaget kan diskuteras, är spikad, och all annan (egentlig) diskussion är förklarad som irrelevant och meningslös eftersom den förs från olika "bubblor", där man inte erkänner "verkligheten".

Faktaargument, som utgör ett verkligt hot för maktbruket, ignoreras eller dissas på ett flagrant sätt. Man är till och med färdig att offra den finansiering till forskning och innovation som är direkt kopplad till näringslivet, för att få tyst på bråkandet.

I själva verket är det ju alldeles tydligt att det är regeringen som inte kan diskutera. Forskningen och vetenskapen har också stämplats som en världsfrånvänd "bubbla" av lata professorer och värdelösa docenter som inte begriper något.

Men nu är det nu bara så, att debatten hör vårt samhälle till. "Bubblor" har det alltid funnits. Det kan man ju fundera på om man som beslutsfattare gör lite klokare i att också lyssna till de "bubblor", där man månar om källkritik och fakta och inte dömer allt i svartvitt. Åsikter är inte det samma som underbyggd kunskap. Debatten är något man måste värna om.

(Är oändligt tacksam för dem som har kunskap och orkar käbbla i tidningsspalter.)

Under eget namn

Under förra året var det särskilt två bloggare vars länkar spred sig i min bubbla: Panu Raatikainen och Saku Timonen. Båda är modiga och skärpta skribenter och att deras texten vinner spridning har ingett hopp under en period då man baxnat av vad folk häver ur sig på webben och dessutom verkar gå helt fria från konsekvenser. Anmälningar på Facebook verkar inte ha någon effekt. I "riktiga" medier med seriös redaktion och en ansvarig utgivning har man gått mot allt hårdare modererade kommentarer, men Facebook verkar vänta på att stöta på lagens gränser. Vems uppgift är det att dra dessa gränser?

Det upplevs som särskilt skrämmande att folk numera går ut med eget namn då de hotar och uppviglar. Att det blivit så "accepterat". Som Reidar Wasenius påpekat är det ändå inte alls så enkelt alla gånger. En del är visserligen uppenbart bara korkade eller sjuka i huvudet och går ut med eget namn, och de är tydligen också mest denna kategori som sedan skridit till direkta våldshandlingar. Sedan får de, som Timonen påpekat, snabbt se sig övergivna av sina "allierade" och påhejare, när det gäller.

En annan grupp är de falska profilerna. De kan antingen vara rena påhitt eller också kapade profiler, som det verkligen lönar sig att inte understöda genom att godkänna kontaktförfrågningar på lösa boliner. Eftersom det finns folk som kritiklöst godkänner vem som helst som "vän" ska man inte heller lägga så stor vikt vid antalet gemensamma vänner. Vi vet att en del av verksamheten är organiserad och politiskt motiverad. Hoten mot dem, i synnerhet kvinnor, som ifrågasätter hatretoriken, är mycket skrämmande.

Det är helt klart att en del av skriverierna är olagliga och en stor del destruktiva och omoraliska. Hur är det då möjligt att folk inte ställs till svars? Det är faktiskt inte så svårt att leta reda på information om profilerna på Facebook. Häpnadsväckande många av skribenterna har helt offentliga profiler eller åtminstone många offentliga inlägg. En del väcker nyfikenhet: är detta faktiskt en riktig person? Vad tänker namnen på Twitter eller företagaren på Fonecta om att någon med samma namn spyr ur sig äckel på Facebook? Är folk ens medvetna om det? Vad jag verkligen gärna skulle se är att någon journalist tog sig an detta, ringde upp folk, intervjuade dem, frågade dem om varför de beter sig som de gör ... Att avslöja anonyma rasistiska skribenter är inte heller omöjligt. Varför ser vi inte detta i Finland? Om MV-tidningen kan samla data från Facebook, kan väl en seriös datajournalist också göra det? Berätta för oss hur många och vem som egentligen står bakom hatet! Varför har inte media gjort detta? Eller har jag missat något större finskt gräv? Att det också finns "finlandssvenskar" av båda profiltyperna tycker jag bjuder direkt in till att skriva reportage om dessa karaktärer. Vad får människor att sprida lögner på webben? Även "vanliga människor" borde kunna ställas till svars, de borde förklara sig! I synnerhet om de sysslar med att blockera folk och vägrar svara på sakliga kommentarer. Varför analyseras inte denna extremt viktiga samhällsfråga ordentligt?

Är det rädsla?

Om det är så, är det mycket oroväckande. Det är ganska intressant att enskilda medborgare har klarat av att ta strid i samma frågor. Eller handlar det om att man inte vill ge utrymme, att man inte vet hur man ska hantera frågan om neutralitet?

Den andra instansen som borde ta i saken är förstås polisen och rättsväsendet. Det skulle antagligen vara ekonomiskt självmord för ett par ministerier, men en anständig sak att göra, att dra inte bara de 100 värsta näthatarna och gruppadministratörerna, utan också Facebook för att inte leva upp till sitt utgivaransvar, inför rätta. Det kunde vara av stor betydelse att få det klarlagt att det finns gränser och var dessa gränser går. Eftersom Facebook inte verkar ha någon pejling på detta, måste det kanske göras i domstol? Redan att kalla in folk på polisförhör, skulle kanske få dem att tänka om ...

Saku Timonen hade förresten länkat till en intressant text om Rajat kiinni-gruppen. Det lönar sig att läsa den. Jag misstänker att den ger en ganska bra bild av vad vi har att göra med. Dom här typerna yrar nog på tills man stoppar dem. Och oemotsagda borde de aldrig få stå i offentligheten, eftersom det oplanerade idiotvåldet just nu är det som snart kan kosta någons liv. Därför är det viktigt att stävja debatten.