Att jobba utan eget bord

Det talas mycket om öppna kontorslandskap just nu. Det verkar också råda en del begreppsförvirring till och med i planeringen av kontorsutrymmen. I traditionella öppna kontorslandskap finns många erkända problem. I moderna effektiva kontorslösningar har man försökt åtgärda dem och proffsen går på alldeles vilt om så kallade aktivitetsbaserade kontor. Men vad handlar det om? Vilka är skillnaderna?

Jag har själv nu arbetat i ett halvår i ett aktivitetsbaserat kontor och jag ser att det fungerar. Samtidigt uppfattar jag att det finns missuppfattningar och hör om projekt jag inte är helt säker på att kommer att lyckas. På min arbetsplats, CSC i Esbo, har man gjort saker rätt och jag vill därför gärna berätta lite om vår lösning.

I ett läge där informationssystemen många gånger gjort kommunikationen besvärlig och man (i stället?) måste fylla kalendern med möten har det också betytt att många arbetsrum står tomma i timmar varje dag. En viktig skillnad mellan ett gammaldags öppet kontorslandskap och en aktivitetsbaserad lösning är att i det förra har var och en en anvisad plats, ett eget bås, där man kan och måste inreda och organisera sitt eget "revir", utan att ändå ha möjlighet till särskilt stor arbetsro eller integritet. I den senare modellen har man ingen egen plats, bara ett litet skåp. Att en bibliofil, (usel) arkivarie, humanist och historiker som jag skulle klara av att ge upp ett arbetsrum jag delat med en tystlåten kollega och kasta det mesta kändes egentligen osannolikt och ganska spännande. Avot, jag mår som en prinsessa och så här ser mitt arbetsbord ut i dag:

Efter testperioden var det ingen som ville flytta ut från vår Space Pilot. Här är vad jag anser som viktiga element i varför det fungerat så bra:

• CSC har överlag en flexibel och bra personalpolitik och gott ledarskap. Man har förtroende för de anställda och distansarbete är redan kutym.

• Projektet planerades tillsammans med dem som var intresserade och det var frivilligt att gå med. Personalchefen ledde projektet och både han och vice VD var med från dag ett i det nya kontoret. Det innebar god förankring hos personalen, och genuint engagemang och gott exempel från ledningen. Många var spända men ingen negativt inställd vilket var viktigt. 

• Klara regler gjordes upp av inflyttarna själva. Till dessa hör just att ingen ska hålla samma bord två dagar i följd och att om man lämnar sin plats för längre än ett par timmar ska man packa undan. Om det är fullt kan man erövra ett hörn av ett bord där någon lämnat sina saker. Sunt förnuft och respekt gäller. Ibland vet man ju inte i förväg heller hur länge man blir borta ...

• Det finns faktiskt tillräckligt många olika utrymmen: ett tyst rum, mindre och större mötesrum, ett kaféaktigt utrymme, länstolar och bås, en telefonkiosk samt då det "öppna kontoret" som för mig närmast känns som en läsesal. Viktigt är ändå att detta utrymme bara är halvtyst - vi brukar skoja att det är förbjudet att viska. Det är viktigt att man kan prata med varandra där. Men endast korta telefonsamtal tas där och råkar man in i någon längre diskussion får man flytta sig några meter bort t ex till loungen. Alla signaltoner är förbjudna.

• Det är mindre än en tiondel av bolagets personal som jobbar i det aktivitetsbaserade kontoret, men en större andel av dem som finns i samma byggnad. Den ena av personalens kaffeautomater finns i vår aula med ett barbord och -stolar, vilket gör att vi träffar en stor del av våra kolleger dagligen. Det är en hel del spring vid dörren alltså, men det är jättebra. Den som störs av sådant kan bra sätta sig utom syn- och hörhåll.

• Dessutom är all personal välkommen att jobba i våra utrymmen om det finns plats. Ett annat större, trivsamt kaféutrymme finns på annat håll i huset. Där kan man också sitta och jobba eller hålla möten om man vill.

I en organisation är det viktigt att ha ett hum om vad andra sysslar med och vad som är på gång. Hur mycket man än informerar är det svårt att få informationen att gå fram på riktigt. Folk tar emot information då när de själva upplever att de behöver den eller när de är engagerade socialt. För mig har det varit ett fantastiskt bra sätt att få information och få saker utredda att jobba så här, i samma utrymme med människor som jobbar med olika saker i organisationen.

Jag kan tänka mig att dylika projekt om de inte görs på ett bra sätt kan sluta i katastrof: folk blir stressade, omotiverade och får ingen arbetsro och förlorar helt kontrollen om de inte ens får ha ett eget arbetsbord. Därför handlar det här, sist och slutligen som så mycket annat i arbetslivet, om ledarskap, om förtroende och om att låta människor ha inflytande över sitt eget arbete. Det handlar lika mycket om processen som om utrymmet, båda måste lyckas.

Hittills har det alltså varit en veritabel succé på CSC och det finns förstås diskussioner om hur man kunde expandera konceptet. Det blir intressant att se hur det utvecklas.

Mötesrummet Milky Way har bl a säckstolar
och en hel white board-vägg.