Om att planera långsiktigt digitalt bevarande

Hur man kan bevara digitala material i ett längre perspektiv är en brännande aktuell fråga för många, bland dem också arkiv och bibliotek som ibland satsat mycket stora summor på att digitalisera material. Dessutom landar allt mer digitalbaserade material hos kulturarvsorganisationer. Situationen är utmanande, inte bara tekniskt, utan också administrativt. Det är svårt, om inte omöjligt, att beräkna kostnader, även om man klarar av att hantera den akuta situationen.

Det allra viktigaste är att komma ihåg två grundsaker: tillräckligt många kopior av materialet (helst också på LTO-band) och tillräcklig dokumentation. Förvaringsutrymme är förhållandevis förmånligt i dag, så det kostar inte så mycket mer att spara opackade format. Välj helst etablerade filformat. Det kan omöjligt finnas för mycket dokumentation: man måste dokumentera varenda teknisk åtgärd i detalj, teknisk metadata och hålla noggrant reda på alla filer och all information. Då har man redan kommit rätt långt. Ytterligare en god sak är om man kan åstadkomma och dokumentera kontollsummor efter varje åtgärd. Bra är också att spara olika versioner av varje fil, t ex den som inkommit, en för bevaring avsedd normaliserad version samt en mindre och mer lätthanterlig brukskopia.

Följande åtgärd är att skriva en utförlig bevaringsplan. (Det borde man förstås helst ha gjort innan, men få har hunnit med det, misstänker jag). Det innebär att man beskriver varje samling eller materialtyp, listar alla använda hård- och mjukvara och kartlägger läget, potentiella risker och möjliga bevaringsstrategier. Väljer man emulering krävs det nämligen ytterligare arbete gällande vilka program och system man eventuellt måste bevara. Dessutom är det viktigt, vilket ofta glöms bort, att definiera vilka egenskaper hos materialet bör bevaras. Till exempel då det gäller forskningsdata kan det vara av värde att också bevara sökfunktioner eller gränssnitt som forskare använt sig av - i annat fall är själva data värdelöst som belägg för forskningsresultaten.

Det är också mycket viktigt att man i bevaringsplanen planerar för hur och när den följs upp och uppdateras och hur ansvar och roller överlag är organiserade med tanke på alla tänkbara (och helst också otänkbara) omständigheter. De administrativa och organisatoriska bitarna är faktiskt mycket viktigare än man vid en första anblick kunde tycka. Att personalens kompetens plötsligt oväntat sjunker radikalt är en betydligt större risk än en eldsvåda i de flesta fall. Man måste också utreda hur man kan hantera och följa upp förändringar i ägo- och rättighetsförhållanden gällande materialet på längre sikt?

Arbetet med att författa en bevaringsplan kan bli mycket omfattande, men måste göras. Det är viktigt att involvera både it-kunnig personal, arkivpersonal och forskare i arbetet. Man kan inte heller komma undan arbetet helt och hållet, så länge man är ansvarig för ett digitalt material, trots att man låter någon annan sköta den praktiska bevaringen. Det är nämligen i vilket fall som helst så, att det är just och uttryckligen kulturarvsorganisationen själv som bär ansvaret för att materialet bevaras på ett adekvat sätt, dvs. att det kan användas i framtiden. Om inte annat, måste man kunna formulera kraven på den bevaringstjänst man köper av någon annan.