Om verksamheter, rationalisering och informationssystem

I Tietoviikko fanns nyligen en juttu om Folkpensionsanstaltens strategi för informationsförvaltning och it-utveckling. Den är intressant därför att man, i motsats till de flesta andra, inte gått i entrepenadfällan, utan hållit systemutvecklingen inom huset. Det har varit en verkligen omfattande satsning. Jag anser att den är rätt. När man läser kommentarerna blir min övertygelse ännu fastare: statsanställda och konsulter förfasar sig över slöseri med resurser och urusla system då man köpt it-system (att säga "-lösningar" verkar ibland vara att ta i för mycket). Och samtidigt inte sällan sannolikt helt glömt att det också behövs omfattande planering av informationsstrukturer och -tjänster dvs professionell informationsförvaltning. Som känner verksamheten och processerna utan och innan. Liksom att det behövs ständig dialog mellan kodare och brukare.

Jyrki Kasvi var rätt hoppfull nyligen gällande utvecklingen på den kommunala sektorn. Att över gå till öppen källkod och hålla rättigheterna till sina system och kontrollen över data är en naturlig väg att gå, då man fått erfarenhet och självkänsla nog att inte falla för första bästa försäljare av "fantastiska system" med "stödtjänster" osv. Sanningen har ju inte sällan visat sig vara rätt långt från dessa fagra löften. Klart är att vi behöver massor av mera utbildat folk både inom informationsförvaltning och it också inom den offentliga sektorn. Fast man skulle välja att upphandla behöver man kunna planera, skriva specifikationer och förhandla utgående från verksamhetens behov. Jag säger absolut inte att man aldrig kan upphandla system som tjänster, men man bör verkligen veta vad man gör.

Själv är jag inte riktigt lika optimistisk som Kasvi. Markku Kuisma har i boken Rosvoparonien paluu skrivit på ett utmärkt sätt om hur vårt förflutna, historien, skapar strukturer som är ständigt närvarande och påverkar oss och våra möjligheter att agera. Informationssystem är fullständiga manifestationer av detta, och om man förbiser detta vid planering och genomförandet av omorganisationer är man på sjufamnars vatten. Man borde aldrig låta ett informationssystem forma en verksamhet, men om man frånser att existerande processer och verksamheter finns cementerade i informationssystem är ens projekt dömt att möta stora svårigheter.

Om man dessutom, som i ett fall jag hörde om där man skulle omorganisera verksamheten inom en sektor och byta samarbetspart och därmed informationssystem, går och frågar ett företag om huruvida det går att flytta informationen från det gamla systemet till det nya är det ju alldeles klart att man får svaret "javisst". Om man sedan blir förvånad att det inte lyckats efter fyra år, kan man ju undra vem som har kontrollen ... och pengarna. Att tro att man automatiskt sparar in på att köpa in kompetens bara när man behöver det är nog ren och skär dumhet. (Jag vet att detta exempel är värdigt Bluffer's Guide, men jag vill inte hänga ut enskilda tjänstemän, när jag inte exakt vet vem som gjort vad).

Realism visade däremot Rolf af Hällström i Kyrkpressen, när han pekade på hur administrativa beslut faktiskt borde beakta informationssystem.(Tack för tipset Ingrid Svanfeldt) Kommunminister Virkkunen kunde också ägna detta en tanke. Vem kan man lita på när det gäller att beräkna kostnaderna för att anpassa informationssystemen till nya administrativa lösningar?

Att moralisera om hälsa och säkerhet

Uppfattningen i dag tycks vara att man genom förbud uppnår mer än genom förebyggande arbete och stöd. Tobak och rökning ska osynliggöras som fruktansvärt syndiga och förkastliga fenomen, liksom man tror att man uppnår bättre trafiksäkerhet genom att sänka promillegränsen samtidigt som man skär ner i övervakningsresurserna. Rabbe Sandelin skrev bra om detta.

På kort sikt är det säkert billigare att skylla allt på individernas dåliga beslut. Som om alla hade realistiska valmöjligheter i alla situationer eller samma prioriteringar vad gäller det egna livet. Att fokusera allt på vissa enkla goda fiender är en skamlig politisk fint.

Vilka resultat man uppnår på längre sikt kan diskuteras. Framför allt tycker jag inte att man ska slingra sig från samhällets ansvar att stöda och ta hand om sina skattebetalare när de och samhället behöver det. Det är både mänskligare och mer rationellt att åtgärda problem då och där de föds i stället för att förbjuda symtom.

Om alla de pengar som butikerna måste sätta på att bygga om sina tobakshyllor hade satts på att ge psykvård åt unga skulle jag ha blivit bra mycket gladare. I dag kan det vara alldeles för svårt att få vård. När man mår dåligt orkar man inte heller kämpa. Då kan det vara lättare att bli missbrukare i stället. Av tobak, av sprit eller narkotiska medel. För sjutton, ta bort bilen och ge tvångsvård i stället åt dem som upprepade gånger kör berusade! Och sluta tramsa.

Att söka information

Dagens tema var informationssökning. Vi började med webben och talade sedan om lika typer av kataloger och hur deras strukturer skiljer sig från varandra. Jag har tidigare bloggat om ämnet här. I synnerhet (digitala) arkivmaterial är problematiska att söka i, eftersom katalogernas struktur ofta är sådan att innehållet framkommer endast av den hierarkiska strukturen i katalogen.

Det var närmast några saker jag ville understryka:

1. Informationssökning är inte lätt, det tar tid och kräver tålamod för att man ska vara säker på att man fått fram det relevanta materialet

2. Använd trunkering, synonymer och ämnesordslistor för att hitta söktermer

3. Sök i flera källor, använd listor på resurser såsom de på Agricola eller i NELLI. Kom ihåg att det vanligen också finns böcker i arkiv, arkiv på museer osv.

4. Kombinera och avgränsa sökningarna och sortera resultaten! Också i databaser kan man ofta både söka och bläddra eller surfa.

5. Be om hjälp av personalen (hur sura de än ser ut, det är faktiskt deras jobba att hjälpa till!)

Min presentation med en del länkar publicerade jag på SlideShare. En del länkar har tyvärr försvunnit vid konverteringen, så man måste kopipejsta ...

Informationssökning för historiker

View more presentations from Jessica Essen

Att hänvisa till en tweet

Måste kommentera denna sak på svenska också, eftersom så många verkar glädjas över ett nytt råd för hur man ska hänvisa till en tweet. Rådet är nämligen inte helt oproblematiskt.


Kaisa Kyläkoski gjorde mig uppmärksam på Erkka Peitsos kritik, som jag delvis kan hålla med om delvis inte. Sedan jag senast skrev om att hänvisa till webbsidor har en del saker hänt: bland annat har Memento-systemet åtminstone vunnit en del uppmärksamhet (även om jag inte har en aning om huruvida någon faktiskt använder det redan). Memento är ett system med att koda in tidsstämplar och versioner i webbkoden, som möjliggör enkel versionshantering direkt på webben. Nu ser jag därför en poäng med att faktiskt datera sin källa noggrant, något jag tidigare menade var bortkastat.

Jag kan fullständigt hålla med Peitso om att man inte bör hänvisa till en webbsida utan att ange en URL. Däremot tycker jag nog att "tweet" är ett etablerat begrepp. Den andra poängen som jag gärna underskriver är tidsangivelsen: Att ange ett klockslag - dessutom enligt mottagarens tidsstämpel - är verkligen befängt. Eftersom twitter också bevaras av Library of Congress, kunde man då eventuellt motivera en användning av deras tidszon, men eftersom de automatiska systemen (exempelvis här på Blogger) är synnerligen opålitliga, är det hela ganska besvärligt. Jag börjar allt mer luta åt att man i dagens läge borde skippa tidszonerna helt, det vore det ända raka i dagens värld, så som några forskare föreslagit. Man firar väl jul mitt i sommaren i Australien också. Att kalla läggdags 22 och 8.00 morgon är ju bara en vanesak ... Tidszonerna är en historisk överenskommelse som börjar ha överlevt sin tid.

ISO 8601-standarden ger möjlighet att ange tidszon, men sättet är rätt ologiskt: man anger tidsstämpeln enligt den egna tidszonen och skriver sedan zonens förhållande till UTC, vilket ger ett "dubbelt" fel om man tänker som en räknemaskin direkt skulle räkna.

En ny standard för hänvisningar är på kommande i Finland (SFS5989). Enligt dessa rekommendationer bör man ange: Upphovsman. Titel [online]. Plattform/verk. Publikationsdatum i formen YYYY-MM-DDTHH:00[hämtad YYYY-MM-DD]. Tillgänglig: urladress. Själv anser jag att det alltid är skäl att ange både twitterprofilens namn och upphovsmannens namn, så vida det är känt. Alltså skulle jag hänvisa till en tweet så här:

Mozorov Evgeni. @evgenymorozov It's a pity that it's not Chris Hughes who's buying Mashable. Otherwise, it could have been The Mashable New Republic![online]. Twitter. 2012-03-12T8.04+2:00 [Hämtad 2012-03-12T8:14+2:00]. Tillgänglig: https://twitter.com/#!/evgenymorozov/status/179084802723553280

Den enskilda tweetens URL får man fram genom att först öppna den, sedan klicka på "Details" och sedan kopiera adressen från webbläsarens adressfält.

Om ledarskap ur styrelseperspektiv

Jag har ofta stött på en uppfattning om att styrelsen i en organisation ska hålla distans till den operativa delen av verksamheten. Styrelsen bör vara ett stöd för verksamhetsledaren och ägarens eller medlemmarnas intressebevakare. På sätt och vis ser styrelsen på verksamheten utifrån och granskar och kontrollerar den. I regel är det den verkställande direktören eller ledaren som föredrar ärenden. Det är i praktiken de högsta tjänstemännen som talar med styrelsen och förmedlar information från organisationen till styrelsen och tvärtom.

Det anses allmänhet inte önskvärt att styrelseordförande eller -medlemmar blandar sig i hur tjänstemän i organisationen i övrigt gör sitt arbete genom att direkt vända sig till dem. Sådant brukar sluta mindre bra. I synnerhet ovana (kommunal)politiker kan synda mot detta och låta sin nyvunna maktposition berusa sig till den grad att de otillbörligt lägger sig i tjänstemännens arbete och personligen börjar kräva än det ena, än det andra, av enskilda tjänstemän. Det leder lätt till svåra konflikter om ledningen börjar ge direktiv med alltför många röster. Man anser inte utan orsak att ett gott ledarskap är ett tydligt ledarskap.

I den meningen är kutymen med distans mellan tjänstemän och styrelse på sin plats. En styrelsemedlem ska kommunicera sina önskemål och synpunkter via organisationens tjänstemannaledning. Det måste finnas ett visst förtroende mellan styrelse och verksamhetens ledare, som gör att man som styrelsemedlem litar på att man får ordentlig information om verksamheten och att ens önskemål och prioriteringar når fram i organisationen.

Styrelsemedlemmen bör, för att kunna fatta bra beslut, ha korrekt och heltäckande information om både organisationens verksamhet och om omvärlden. Här uppstår frågan om i vilken utsträckning en styrelsemedlem ska hålla distansen till de enskilda anställda i hela organisationen och hur man bör utnyttja deras kompetens och kännedom gällande organisationen och verksamheten. Borde en styrelsemedlem tala med andra anställda och lyssna till deras synpunkter på hur de tycker saker borde göras, eller lita på att den operativa ledningen kommer fram med all relevant information?

Att försöka förebygga eller stävja alla diskussioner mellan styrelse och personal hör enligt mig till en förenklad och föråldrad ledarstil, som bygger på kontroll av kommunikation, något som i dagens Facebook-värld dessutom är omöjligt. Denna typ av kommunikation anser jag tvärtom i dag hör till gott styrelsearbete. Det är inte frågan om misstroende mot den verkställande ledningen, utan ansvarstagande och bevakning av verksamheten. Då handlar inte om att kommunicera uppifrån och ner i en organisation (det hör klart till den operativa ledningen), det handlar om att kommunicera nerifrån och upp. I denna kommunikation talar inte styrelsen till personalen, utan tvärtom. Att lyssna och bidra till medarbetarnas känsla av delaktighet borde höra till modernt styrelsearbete.

Traditionellt har man sagt att grunden för allt ligger i förtroendet mellan den operativa ledningen och styrelsen som representant för ägarna/invånarna/medlemmarna. Med detta har man också motiverat ledningens höga löner: en vd sitter i teorin löst, tappar styrelsen förtroendet, är det vd:n man byter ut, liksom en hockeytränare för ett lag som presterar dåligt (även om detta enligt forskning inte lär vara en bra metod inom idrott …).

Den operativa ledningens ansvar är att uppvisa resultat enligt styrelsens direktiv. Det är resultatet som mäter ledningens kompetens. Samtidigt har man också i affärsvärlden allt mer börjat fokusera på arbetande styrelser, ett sätt att återta kontroll från operativ ledning till ägarna. En förhoppning är att bolagets intresse då kanske bättre kan tillgodoses i förhållande till enskilda ägarens intressen. Det förutsätter äkta engagemang för bolaget av styrelsemedlemmarna.

I dagens värld, och i de allt vanligare kunskaps- och expertorganisationerna, är det viktigt att personalen är delaktig och motiverad. Om det råder större missnöje bland personalen är det ett av de allra största tänkbara hoten mot organisationen. Symtomen för detta syns emellertid mycket långsamt i resultatet, och det kan dröja åratal innan det når en styrelse som inte har annan kontakt med verksamheten än via den operativa ledningen, att personalen är missnöjd med hur verksamheten bedrivs. Ofta kommer problemen fram alldeles för sent. Därför är det viktigt att styrelsemedlemmar engagerar sig i hela organisationens verksamhet och sätter sig in i den också genom att tala med tjänstemän och lyssna till dem.

I bra organisationer finns en äkta kommunikation mellan styrelsen och hela organisationen. Personalens delaktighet ska inte begränsa sig till en personalrepresentant i styrelsen och några personalenkäter. Det behövs kommunikation om substans och kompetens, något som verkar saknas på många håll: det ser jag utan vidare de stora löneskillnaderna som ett tecken på. Det är endast en styrelse som låter sig bli helt utelämnad åt de högsta cheferna, som kan tillåta de abnorma löneskillnader som förekommer på sina håll. Om man faktiskt intalar sig själv att en vd är värd miljonbonus, men hans medarbetare som arbetar med kärnverksamheten och de facto producerar resultaten ska leva på smulor, lurar man nog sig själv. Det är att göra det alltför enkelt för sig själv, att låta allt vila på förtroende för den verkställande chefen.

Rätt igen, X3M!

Det diskuteras med fog en hel del om vad morgondagens journalistik egentligen ska gå ut på. Att ge analys, kontext, kuratera, visualisera, bedriva datajournalistik och gruvdrift på olika typer av information och data är en del svar som ges. Hjälp med källkritik är också en viktig uppgift.

Jag märker tydligt, som mediehistoriker, att man börjar lyfta fram material ur mediearkiv allt mer medvetet. Det är förstås en glädjande tendens på många sätt också för min arbetsgivare Brages Pressarkiv, som har fantastiskt mycket att erbjuda på området. Det är ett mycket bra sätt att ge kontext och en jätteviktig funktion i dagens snabba flöden: att påminna allmänheten om vad som faktiskt hänt tidigare i det aktuella ärendet, vem som sagt och gjort vad; att påminna om misstag, erfarenheter och svikna löften, felaktiga prognoser och peka på förvrängningar av historiska fakta är viktiga uppgifter för journalistiken i dag. Samtidigt kräver det en del bakgrundskunskaper att dyka i arkiv. Samhället, kulturen och språket har förändrats under tidens gång, och det är lätt hänt att man missar i tolkningen av lösrykta citat om man inte känner ämnet i historiskt perspektiv. Man bör inte fuska med att läsa in sig allmänt också.

Glad blev jag av Jan-Ulrik Lindbergs juttu på X3M:s webbsida igår. Så här ska man också göra:

1. Ta ett aktuellt ämne som skapar förvirring på webben. Snabbt.

2. Belys frågan, peka på och länka till olika trovärdiga och/eller relevanta källor.

3. Gör en egen bedömning.

4. Delta i diskussionen i kommentarerna!

Super. Tack. Och grattis till X3M.

Smutsigt spel

Fy, vad illa berörd jag blir när jag hör om människor som går ut i offentligheten med rena och skära lögner för att smutskasta andra och bedriva sitt eget personliga maktspel. Det finns av dom på många håll, och det mest beklagliga är om de lyckas få vettiga människor att ge upp. Psykopaters envetenhet kan vara skrämmande.

Jag hoppas därför för allas vår skull att vanliga förståndiga människor orkar engagera sig, ställa upp i kommunalval, föreningar och ta ansvar på sina arbetsplatser och kämpa vidare. Det finns också stöd att hämta hos varandra. Och som vi sett i offentligheten de senaste dagarna kan opinioner vända, det kommer en punkt då till och med de värsta opportunisterna överger sina ledare.