Om ledarskap ur styrelseperspektiv

Jag har ofta stött på en uppfattning om att styrelsen i en organisation ska hålla distans till den operativa delen av verksamheten. Styrelsen bör vara ett stöd för verksamhetsledaren och ägarens eller medlemmarnas intressebevakare. På sätt och vis ser styrelsen på verksamheten utifrån och granskar och kontrollerar den. I regel är det den verkställande direktören eller ledaren som föredrar ärenden. Det är i praktiken de högsta tjänstemännen som talar med styrelsen och förmedlar information från organisationen till styrelsen och tvärtom.

Det anses allmänhet inte önskvärt att styrelseordförande eller -medlemmar blandar sig i hur tjänstemän i organisationen i övrigt gör sitt arbete genom att direkt vända sig till dem. Sådant brukar sluta mindre bra. I synnerhet ovana (kommunal)politiker kan synda mot detta och låta sin nyvunna maktposition berusa sig till den grad att de otillbörligt lägger sig i tjänstemännens arbete och personligen börjar kräva än det ena, än det andra, av enskilda tjänstemän. Det leder lätt till svåra konflikter om ledningen börjar ge direktiv med alltför många röster. Man anser inte utan orsak att ett gott ledarskap är ett tydligt ledarskap.

I den meningen är kutymen med distans mellan tjänstemän och styrelse på sin plats. En styrelsemedlem ska kommunicera sina önskemål och synpunkter via organisationens tjänstemannaledning. Det måste finnas ett visst förtroende mellan styrelse och verksamhetens ledare, som gör att man som styrelsemedlem litar på att man får ordentlig information om verksamheten och att ens önskemål och prioriteringar når fram i organisationen.

Styrelsemedlemmen bör, för att kunna fatta bra beslut, ha korrekt och heltäckande information om både organisationens verksamhet och om omvärlden. Här uppstår frågan om i vilken utsträckning en styrelsemedlem ska hålla distansen till de enskilda anställda i hela organisationen och hur man bör utnyttja deras kompetens och kännedom gällande organisationen och verksamheten. Borde en styrelsemedlem tala med andra anställda och lyssna till deras synpunkter på hur de tycker saker borde göras, eller lita på att den operativa ledningen kommer fram med all relevant information?

Att försöka förebygga eller stävja alla diskussioner mellan styrelse och personal hör enligt mig till en förenklad och föråldrad ledarstil, som bygger på kontroll av kommunikation, något som i dagens Facebook-värld dessutom är omöjligt. Denna typ av kommunikation anser jag tvärtom i dag hör till gott styrelsearbete. Det är inte frågan om misstroende mot den verkställande ledningen, utan ansvarstagande och bevakning av verksamheten. Då handlar inte om att kommunicera uppifrån och ner i en organisation (det hör klart till den operativa ledningen), det handlar om att kommunicera nerifrån och upp. I denna kommunikation talar inte styrelsen till personalen, utan tvärtom. Att lyssna och bidra till medarbetarnas känsla av delaktighet borde höra till modernt styrelsearbete.

Traditionellt har man sagt att grunden för allt ligger i förtroendet mellan den operativa ledningen och styrelsen som representant för ägarna/invånarna/medlemmarna. Med detta har man också motiverat ledningens höga löner: en vd sitter i teorin löst, tappar styrelsen förtroendet, är det vd:n man byter ut, liksom en hockeytränare för ett lag som presterar dåligt (även om detta enligt forskning inte lär vara en bra metod inom idrott …).

Den operativa ledningens ansvar är att uppvisa resultat enligt styrelsens direktiv. Det är resultatet som mäter ledningens kompetens. Samtidigt har man också i affärsvärlden allt mer börjat fokusera på arbetande styrelser, ett sätt att återta kontroll från operativ ledning till ägarna. En förhoppning är att bolagets intresse då kanske bättre kan tillgodoses i förhållande till enskilda ägarens intressen. Det förutsätter äkta engagemang för bolaget av styrelsemedlemmarna.

I dagens värld, och i de allt vanligare kunskaps- och expertorganisationerna, är det viktigt att personalen är delaktig och motiverad. Om det råder större missnöje bland personalen är det ett av de allra största tänkbara hoten mot organisationen. Symtomen för detta syns emellertid mycket långsamt i resultatet, och det kan dröja åratal innan det når en styrelse som inte har annan kontakt med verksamheten än via den operativa ledningen, att personalen är missnöjd med hur verksamheten bedrivs. Ofta kommer problemen fram alldeles för sent. Därför är det viktigt att styrelsemedlemmar engagerar sig i hela organisationens verksamhet och sätter sig in i den också genom att tala med tjänstemän och lyssna till dem.

I bra organisationer finns en äkta kommunikation mellan styrelsen och hela organisationen. Personalens delaktighet ska inte begränsa sig till en personalrepresentant i styrelsen och några personalenkäter. Det behövs kommunikation om substans och kompetens, något som verkar saknas på många håll: det ser jag utan vidare de stora löneskillnaderna som ett tecken på. Det är endast en styrelse som låter sig bli helt utelämnad åt de högsta cheferna, som kan tillåta de abnorma löneskillnader som förekommer på sina håll. Om man faktiskt intalar sig själv att en vd är värd miljonbonus, men hans medarbetare som arbetar med kärnverksamheten och de facto producerar resultaten ska leva på smulor, lurar man nog sig själv. Det är att göra det alltför enkelt för sig själv, att låta allt vila på förtroende för den verkställande chefen.

Rätt igen, X3M!

Det diskuteras med fog en hel del om vad morgondagens journalistik egentligen ska gå ut på. Att ge analys, kontext, kuratera, visualisera, bedriva datajournalistik och gruvdrift på olika typer av information och data är en del svar som ges. Hjälp med källkritik är också en viktig uppgift.

Jag märker tydligt, som mediehistoriker, att man börjar lyfta fram material ur mediearkiv allt mer medvetet. Det är förstås en glädjande tendens på många sätt också för min arbetsgivare Brages Pressarkiv, som har fantastiskt mycket att erbjuda på området. Det är ett mycket bra sätt att ge kontext och en jätteviktig funktion i dagens snabba flöden: att påminna allmänheten om vad som faktiskt hänt tidigare i det aktuella ärendet, vem som sagt och gjort vad; att påminna om misstag, erfarenheter och svikna löften, felaktiga prognoser och peka på förvrängningar av historiska fakta är viktiga uppgifter för journalistiken i dag. Samtidigt kräver det en del bakgrundskunskaper att dyka i arkiv. Samhället, kulturen och språket har förändrats under tidens gång, och det är lätt hänt att man missar i tolkningen av lösrykta citat om man inte känner ämnet i historiskt perspektiv. Man bör inte fuska med att läsa in sig allmänt också.

Glad blev jag av Jan-Ulrik Lindbergs juttu på X3M:s webbsida igår. Så här ska man också göra:

1. Ta ett aktuellt ämne som skapar förvirring på webben. Snabbt.

2. Belys frågan, peka på och länka till olika trovärdiga och/eller relevanta källor.

3. Gör en egen bedömning.

4. Delta i diskussionen i kommentarerna!

Super. Tack. Och grattis till X3M.

Smutsigt spel

Fy, vad illa berörd jag blir när jag hör om människor som går ut i offentligheten med rena och skära lögner för att smutskasta andra och bedriva sitt eget personliga maktspel. Det finns av dom på många håll, och det mest beklagliga är om de lyckas få vettiga människor att ge upp. Psykopaters envetenhet kan vara skrämmande.

Jag hoppas därför för allas vår skull att vanliga förståndiga människor orkar engagera sig, ställa upp i kommunalval, föreningar och ta ansvar på sina arbetsplatser och kämpa vidare. Det finns också stöd att hämta hos varandra. Och som vi sett i offentligheten de senaste dagarna kan opinioner vända, det kommer en punkt då till och med de värsta opportunisterna överger sina ledare.

Överflöde

Det var kanske bara något Robert Silén skrev i hasten i går under #AnkSoMe-diskussionerna, men ändå rätt genialt, tyckte jag: Vad göra med överflöde av saker man inte vill läsa?

Diskussionen gällde spam i sociala medier, sådant som också kan skapas av ens mer monomant lagda vänner. Jag tror alla som var på plats kan sin Clay Shirkey, åtminstone i andanom av egen erfarenhet. Det man i dag behöver kunna är å ena sidan att filtrera information och skapa sig kanaler och system för att få tag i den information man vill ha och behöver. Men å andra sidan, för oss som var på plats handlade det också om hur man kan bli hörd och nå fram genom bruset till intresserade människor och få dem att reagera och engagera sig.

Det var ett livligt utbyte av erfarenheter och insikter gällande strategier, plattformval och verktyg. Framförallt var det ohyggligt roligt att få träffa och lära känna så många nya människor, av vilka en del bara var bekanta via sociala medier. Nu är inte dessa personer mera en del av överflödet, som jag sannolikt låter flöda förbi, i mitt överflöde. Nu noterar jag dem mer och kan placera dem och vad har att säga mycket bättre.

Jag samlade en del twitter från evenemanget, som säkert kommer att få fortsättning.

Är du beredd?

Tänk om vi hade långa elavbrott som varade i veckor? Eller om grundvattnet plötsligt förorenades på ett stort område? Eller om en enorm oljetanker knäcktes och all olja rann ut och smetade ner hela skärgården på en natt? Eller om en stor olycka gjorde att det plötsligt stod femtio utsvultna och skrämda familjer utanför din dörr?

Jag fick igår bekanta mig med en ny sida av Marthaverksamheten. Den är kanske mindre känd, men intuitivt vet man nästan att den finns där: ansvar för samhällets grundfunktioner under kriser. Som medlemsförbund in Kvinnornas beredskapsförbund r.f. är Marthaförbundet med i MPK:s alltså Försvarutbildningsföreningens verksamhet.

MPK grundades i slutet av 1990-talet för att få ordning på en stor flora av diverse hemvärnsaktiga föreningar som vuxit fram efter att den begränsande fredsvillkoren avskrivits. I vårt land finns tydligen en stor mängd ivriga reservister som inte får sitt lystmäte fyllt på repövningar. Numera är MKP parlamentariskt styrt och en viktigt samarbetspart för försvaret. Förbundet producerar utbildning både för försvarmakten och vem som helst. Frivilligarbetare finns i tusentals, en stor del av dem är pensionerade från militära yrken. Det är förstås ett bra sätt att kanalisera dessa intressen, som ändå finns.

Men försvar mot vad? frågade jag mig då distrikschef Henrik Nysten i går berättade om verksamheten för marthorna. Det är klart att det är bra att man hittar på vettig och halvvettig sysselsättning åt människor som tycker om att leka krig. MPK verkar dessutom vara i framkant med att utveckla och modernisera verksamheternas innehåll, och försvarsmakten kunde säkert fundera över om man faktiskt också borde sätta lite (mer) tid på att utbilda beväringar i att putsa olja, skotta snö från flygfält och järnvägsväxlar, bekämpa översvämningar och dylikt. Så att man, då (och jag säger då, inte om) verkligt långvarigt och extremt snökaos utbrister, kan sätta in värnpliktiga för att hjälpa. Att det inte går som föregående vinter, då man bara kunde säga att det är för farligt för outbildade att skotta snö på spåren.

Kursutbudet som Nysten presenterade var intressant och han sade att man är mycket öppen för förslag. Det gäller bara att samla ihop tillräckligt många intresserade, ett drygt tiotal kan t o m räcka, och ge ett förslag. Vad vill du lära dig? Att klara dig utan el? Eller rinnande vatten? Att rädda dig själv och andra i sjönöd eller från vaken? Priset på kurserna är inte avskräckande, det rör sig om några tior per person per dygn.

Detta med försvar och försvarsvilja är inte alls oproblematiskt för mig. Jag blir extremt olustig av hierarkiska och disciplinära system som kväver och kränker människor nästan per definition. Att leka krigslekar och vifta med vapen gör mig direkt illamående. Uniformer är vidriga. Samtidigt kan man ju inte låta all krisberedskap vila på föråldrade hotbilder. Jag tycker därför att det är en bra sak att också Martha är med. Vi behöver kunna hantera många slags olika slags kriser och utmaningar i framtiden. Marthorna har mycket att bidra med.

En vädjan till regeringen

I regeringsprogrammet sägs: ”Öppnandet av digitalt material vid bibliotek, museer och offentliga konstinstitutioner att fritt användas av medborgarna främjas.” Längre fram står det att ”Informations- och kommunikationsteknikens betydelse för förbättrandet av tillväxten och produktiviteten är avgörande”, samt att ”... det digitala informationsmaterial som den offentliga sektorn administrerar ska göras tillgängligt för medborgarna, företag, organisationer och myndigheter samt för forskning och utbildning via informationsnät och i en form som gör det lätt att återanvända.” Det talas vidare om kompatibilitet och gränssnitt för offentliga system. Dessa är viktiga och bra ställningstaganden, som syftar till åtgärder som kommer att stärka vårt land på många sätt.

Under många år har The Semantic Computing Research Group vid Aalto uni (tidigare TKK) framgångsrikt utvecklat tekniker för effektiv informationshantering. Samtidigt har informationssamhällets utveckling i Finland bromsats upp av att de goda tillstymmelser till nationella ontologiska lösningar som utarbetats vid SeCo inte fått en ordentligt driftmiljö. De investeringar och innovationer som gjorts har i praktiken blivit outnyttjade under flera år. För att kunna skapa en bra grund för den offentliga sektorns – och alla andras – informationsförvaltning i vårt land behövs stabila fungerande lösningar på detta område. Dessa ontologier utgör en nödvändig gemensam grund för att utveckla tillgänglighet och återanvändning av så väl kulturarvsmaterial som all annan information.

Ontologierna fungerar nu i utvecklingsmiljöer där resurser i onödan går åt till att försöka hålla systemen i gång. Detta borde skötas av instanser som Nationalbiblioteket som har kompetens gällande metadata och möjlighet att sätta upp en driftmiljö, eller exempelvis Statskontoret, om ingen annan tar hand om detta. Vid Nationalbiblioteket har man med hänvisning till resursbrist inte åtagit sig uppdraget, utan i åratal har det ältats om ett konsortium som skulle sköta detta. Idén har tydligen varit svår att förverkliga.

Varför inte tilldela någon myndighet ansvaret och ge tillräcklig finansiering? Det börjar bli bråttom. Liksom öppnandet av data är detta en åtgärd som alldeles garanterat gynnar nationalekonomin mycket snabbt genom att skapa en bra teknisk infrastruktur för alla aktörer att bygga vidare på. Exempelvis blir det Nationella Digitala Biblioteket en halvmesyr utan utnyttjande av ontologier. Detta är ett alldeles avgörande område där det behövs styrning på nationell nivå. Behovet av nationella ontologier är akut liksom av en nationell länkserver. Samtidigt kunde Riksarkivet överta JUHO-ontologin över myndigheter och vidareutveckla den då man utvecklar sina egna system. Det nationella perspektivet borde hela tiden finnas med, då dessa institutioner utvecklar sina tjänster, eftersom man ändå är tvungen att öppna sin data.

Allt flera aktörer som vill öppna och länka sin data är nu beroende av dessa opålitliga system, för att inte tala om hur många år man fördröjt utvecklingen genom att många instanser inte alls vågat ta i bruk tekniken. Finland börjar på grund av oförmåga att hitta en rationell och effektiv administrativ lösning på detta vara på efterkälken i den internationella utvecklingen.

Jag vädjar därför nu till regeringen, i synnerhet finansminister Urpilainen, kulturminister Arhinmäki och undervisningsminister Gustafsson att snarast se till att detta åtgärdas, så att hela den offentliga sektorn – och alla andra – kan ta bruk de nya teknikerna utan onödiga osäkerhetsmoment. Annars finns risken att det uppstår en djungel av olika system. Hur effektivt det är har vi alla sett inom social- och hälsovårdssektorn.

Hur och varför man gör en databas

I dag berättade jag om att planera och göra upp databaser. Om man har stora mängder information som går att strukturera kan det löna sig att spara den som en databas, eftersom det gör det lättare att hantera och behandla informationen då.

Som exempel visade jag hur vi byggt upp den bokhistoriska databasen Henrik, som finns hos Finska Litteratursällskapet på bibliotekets webbsidor. Det är bäst att börja arbetet med att rita upp en modell av det man vill beskriva med databasen, exempelvis genom att rita upp en ER-modell. I modellen ritar man upp vilka entiteter som informationen behandlar och hur de olika entiteterna och deras egenskaper (attribut) förhåller sig till varandra. Modellerna kan sedan enligt några enkla regler förvandlas till en relationsdatabas.

När man skapar och använder dylika resurser vid sin forskning bör man också göra upp en plan för hela arbetet och inte minst planera vad som kommer att hända med materialet när man är färdig med sin forskning. Bra information om hur man gör finns hos Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv. Om man samlar på sig mycket olika filer, exempelvis bilder, behöver man också göra upp en databas för att hålla ordning på dessa. Där kan man spara metadata om varje fil. Man måste också tänka på att varje objekt måste ha en unik id, så att man kan skilja på alla dokument.

Om man inte har tillgång till databasprogram, kan man också använda vanliga tabelldokument. Fundera då noggrant på vilka fält eller kolumner som behövs. Det är alltid lättare att slå ihop olika fält än att dela på existerande fält. Lägg därför varje typ av information i ett eget fält. Fundera också på hur du kan dokumentera sökningar eller andra åtgärder som du gör under forskningsprocessen, så att du kan redogöra för dem efteråt.